Leitfaden

3. Präsentation erstellen

3.7. Diagramme in PowerPoint

Diagramme sollten Sie nach Möglichkeit nicht als Grafik in die Präsentation einbinden, sondern direkt in PowerPoint erstellen. Dazu können Sie entweder auf das Diagrammsymbol in einem leeren Inhaltsplatzhalter der Folie klicken oder Sie fügen das Diagramm über die Registerkarte Einfügen ein:

Registerkarte Einfügen > Bereich Illustrationen > Diagramm

Screenshot des oberen rechten Bereichs des Anwendungsfensters von PowerPoint. Der Reiter „Einfügen“ im Ribbon-Menü am oberen Rand ist aktiv. Im Bereich „Illustrationen“ ist der Schalter „Diagramm“ farblich hervorgehoben.

Nach der Auswahl des gewünschten Diagrammtyps erscheint ein neues Fenster, in das Sie Ihre Daten wie gewohnt in einer Tabelle eingeben und den Datenbereich auswählen können. Bei markiertem Diagramm stehen Ihnen nun die drei Diagrammtools Entwurf, Layout und Format zur Verfügung.

Screenshot des Oberen Bereichs des Anwendungsfensters von PowerPoint. Im Ribbon-Menü ist im Reiterbereich „Diagrammtools“ der Reiter „Entwurf“ aktiv. Im Bereich „Diagrammformatvorlagen“ stehen in einer Auflistung verschiedenen vordefinierte Farb- und Gestaltungsstile zur Auswahl. Der erste Eintrag ist in diesem Beispiel gewählt.  Im Hintergrund ist eine Folie mit einem komplexen Balkendiagramm mit Titel, horizontalen Maßlinien, Achsenbeschriftungen und einer Legende zu sehen. Das Diagramm stellt vier Gruppen von jeweils vier Balken dar. Das Diagramm ist zur Bearbeitung markiert.  Über dem Diagramm liegt ein Dialogfenster (Titel „Diagramm in Microsoft PowerPoint“) mit einer Tabellenstruktur als Arbeitsbereich – ähnlich einer Tabellenkalkulation mit Spalten von A bis (sichtbar) F und Zeilen von 1 bis (sichtbar) 7. Darin sind Daten von Haarfarben als Zeilen und Augenfarben als Spalten in einer 4 mal 4 Datentabelle (exklusive Überschriften) kombiniert. Die 4 x 4 Datentabelle ist blau hinterlegt markiert, die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile (Augenfarben) sind rot hinterlegt und die Zeilenüberschriften in der ersten Spalte (Haarfarben) sind violett hinterlegt markiert.

Ähnlich wie bei den Tabellentools können Sie über die Registerkarte Entwurf eine der vordefinierten Diagrammformat-vorlagen wählen:

Registerkarte Entwurf > Diagrammformatvorlagen

Screenshot des Ribbon-Menüs mit aktivem Reiter „Entwurf“ der „Diagrammtools“ von PowerPoint. Im Bereich „Diagrammformatvorlagen“ stehen in einer Auflistung verschiedenen vordefinierte Farb- und Gestaltungsstile zur Auswahl. Der erste Eintrag ist in diesem Beispiel gewählt.

Bei der Farbwahl sollten Sie auch hier besondere Rücksicht auf die Bedürfnisse von Menschen mit einer Sehschwäche oder Farbfehlsichtigkeit nehmen. Das heißt, Sie sollten bei Ihrer Wahl darauf achten, dass ausreichende Kontraste zwischen den Datenreihen herrschen und die Informationen auch ohne Farbe verständlich sind.

Zur manuellen Anpassung der einzelnen Farben, können Sie ein Element der betreffenden Datenreihe anklicken und dafür den Fülleffekt wie folgt festlegen:

Element anklicken > Registerkarte Start > Bereich Zeichnung > Fülleffekt

Screenshot des oberen Bereichs des Anwendungsfensters von PowerPoint. Auf der Folie im Bearbeitungsbereich ist ein Balkendiagramm mit vier Gruppen von jeweils viel Balken zu sehen. Die Balken innerhalb einer Gruppe haben jeweils unterschiedliche Farben. Im der ersten Balkengruppe ist der erste von vier Balken (sehr helles Blau) zur Bearbeitung angewählt.

Außerdem sollten Sie Ihrem Diagramm einen aussagekräftigen Titel geben. Klicken Sie dazu zweimal auf den entsprechenden Platzhalter im Diagramm, um den vorgegebenen Text zu editieren:

Screenshot einer Folie mit einem Diagramm in PowerPoint. Das dargestellt Balkendiagramm ist zur Bearbeitung markiert. Zudem ist der Textbereich für den Diagrammtitel, welcher sich mittig am oberen Rand des Diagramms befindet, markiert. Der enthaltenen Text „Absolute Häufigkeiten der Augen- und Haarfarbkombinationen von 592 Statistik-Studenten“ ist markiert.

Hinweis: Geben Sie trotzdem für das Diagramm wie bei einer normalen Grafik einen aussagekräftigen Alternativtext an. Komplexe Daten gehen beim Export nach PDF meist verloren.