Leitfaden

1. Einleitung

Der Leitfaden umfasst ein paar wesentliche Schritte, die Sie bei der Erstellung eines zugänglichen Dokuments verfolgen sollten: Dokumenteigenschaften setzen, Präsentation erstellen und Bilder und Grafiken sowie das PDF erstellen und abschließend Prüfen.

Wir können Ihnen mit den Anleitungen im vorhergehenden Abschnitt nicht garantieren, dass Sie ein vollständig zugängliches PDF erzeugen werden. Dazu sind weitere gezielte Prüfungen, z.B. mit Adobe Acrobat, nötig. Außerdem ist die Qualität Ihrer Dokumente stark vom verwendeten Konvertierungstool abhängig. Allerdings erlernen Sie mit dieser Anleitung die notwendigen Schritte, wie man barrierefreie Dokumente in MS Word vorbereitet. Darüber hinaus erfahren Sie auch, wie Sie Ihre Dokumente effektiver erstellen können.

2. Dokumenteigenschaften setzen

Der erste Schritt für ein zugängliches Dokument ist es, dieses mit allgemeinen Merkmalen näher zu beschreiben. Fügen Sie Ihrer Präsentation einen Dokumententitel hinzu und überprüfen Sie die verwendete Dokumentensprache. 

2.1. Dokumenttitel

Hat Ihr Dokument einen Titel, erscheint dieser später als Fenstertitel Ihrer PDF-Datei. Menschen, die auf eine Sprachausgabe angewiesen sind, bekommen den Fenstertitel vorgelesen und wissen folglich, um welches Dokument es sich handelt. In MS PowerPoint gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schaltfläche Bereich > Informationen

Tragen Sie hier alle Metainformationen zum Dokument ein. Neben dem Titel können Sie dem Dokument auch weitere Angaben hinzufügen, welche Ihr Dokument näher beschreiben. Wichtig für die Zugänglichkeit ist jedoch in erster Linie der Titel.

2.2. Dokumentsprache

Jede PowerPoint-Präsentation hat eine Grundsprache, in der sie verfasst wird. Diese Eigenschaft ist wiederum besonders für Menschen relevant, die eine Sprachausgabe verwenden. In MS PowerPoint können Sie die Sprache des Dokumentes wie folgt prüfen und ändern:

Infobereich unten > Sprache > Klick zum Ändern

Verfügt Ihr Dokument über Abschnitte in unterschiedlichen Sprachen, sollten Sie für diese Abschnitte die Sprache ändern. Dazu markieren Sie den gewünschten Text und klicken zum Wechseln auf die Sprache im unteren Infobereich. Allerdings unterstützt PowerPoint bis zu dieser Version nicht die korrekte Übernahme eines Sprachwechsels in ein PDF.

Hinweis: Nicht immer wird die Dokumentensprache korrekt für das gesamte Dokument in PDF übernommen. Es lohnt sich also die Dokumentensprache abschließend noch einmal zu prüfen.

3. Präsentation erstellen

Hinweise zur Gestaltung

3.1. Folientitel

3.2. Elemente auf Folien ausblenden ohne sie zu löschen

In manchen Fällen möchten Sie vielleicht nicht, dass der Folientitel sichtbar ist, z.B. wenn auf der Folie nur eine Grafik dargestellt werden soll. Dann sollten Sie zumindest einen unsichtbaren Titel erstellen. Dies können Sie erreichen, indem Sie den Titel wie folgt ausblenden:

In der daraufhin eingeblendeten Dialogbox klicken Sie das Augensymbol rechts neben dem betroffenen Inhaltsbezeichner an, um dessen Sichtbarkeit umzuschalten.

3.3. Lesereihenfolge der Elemente auf einer Folie

Bei Folien mit mehr Elementen als den durch das Folienlayout festgelegten Platzhaltern, sollte die Reihenfolge festgelegt werden, in der diese vorgelesen werden.

Blinde Leser erschließen den Inhalt eines Dokumentes linearisiert, d.h. ein Element nach dem anderen. Bei räumlich nebeneinander  angeordneten Elementen ist nicht offensichtlich, welches zuerst zu lesen ist und welches danach folgt. Hier ist die Lesereihenfolge vorzugeben.

Die Lesereihenfolge kann wie das Ein- und Ausblenden von Folienelementen im Aufgabenbereich Auswahl überprüft und angepasst werden:

Hier kann durch Umsortierung der einzelnen Elemente mit der Maus oder mit den Pfeil-Schaltflächen am oberen Rand der Liste die Reihenfolge verändert werden.

3.4. Auflistungen

Textinhalte in Ihrer Präsentation sollten Sie generell nicht komplett ausformulieren, sondern lieber durch Listen als kurze, prägnante Gliederungspunkte auf der Folie darstellen. Wie Sie Inhalte für Ihre Präsentation aufbereiten, ist nicht Teil dieser Anleitung und wurde bereits mehrfach an anderer Stelle dokumentiert.

Zur Strukturierung der Inhalte können Sie die Listenwerkzeuge von PowerPoint verwenden:

Registerkarte Start > Bereich Absatz > Listen

Für die Barrierefreiheit Ihrer Präsentation ist dabei die Art des Listenanstrichs (Zeichen vor dem Listeneintrag) irrelevant. Zu beachten gilt hier eher die Gliederungsstruktur, d.h. Sie sollten Ihre Inhalte mit Hilfe der verschiedenen Listenebenen sinnvoll strukturieren. Wichtig ist dabei, dass Sie die Einrückungen nicht durch Leerzeichen erzeugen, sondern unter Verwendung der Tabulatortaste bzw. der von PowerPoint angebotenen Werkzeuge Listenebene erhöhen und Listenebene verringern. Setzen Sie dazu den Cursor in den betreffenden Gliederungspunkt und wählen Sie zum Einrücken nach rechts den Schalter Listenebene erhöhen, zum Einrücken nach links Listenebene verringern:

Auf diese Weise werden Einrückungen nicht nur visuell dargestellt, sondern auch entsprechend semantisch ausgezeichnet. Ist dies der Fall erfolgt in der Regel auch eine korrekte Konvertierung nach PDF.

3.5. Links und Querverweise

Links oder Querverweise in der Präsentation sollten aktive Verknüpfungen sein. Während dem Ausführen Ihrer Folien als Bildschirmpräsentation können solche aktiven Elemente per Mausklick aktiviert werden und führen zu dem verweisenden Element.

Standardmäßig ist in MS PowerPoint eine sogenannte AutoFormat-Funktion aktiv. Diese bewirkt, dass bei der Eingabe eines externen Links, beispielsweise www.google.de, automatisch eine aktive Verknüpfung generiert wird, sobald die Eingabe des Links mit einem Leerzeichen oder mit Enter abgeschlossen wird. Alternativ kann ein Link auch über das Kontextmenü eingefügt werden.

Ein Verweis kann nahezu jedem Element hinzugefügt werden:

Objekt markieren > rechte Maustaste > Kontextmenüeintrag Hyperlink…

Das Dialogfeld Link einfügen ermöglicht das Einfügen folgender Arten von Verweisen:

• Link auf Dateien oder Webseiten
  
• Verweise auf eine Folie/Überschrift des aktuellen Dokuments (bedingt eine gute Strukturierung des Dokuments und die Nutzung der Folienlayouts)
  
• Verweise auf neue Dokumente
  
• Verweise auf E-Mail-Adressen
  

3.6. Tabellen

Soll das Dokument Tabellen enthalten, ist besonders darauf zu achten, dass diese logisch aufgebaut sind.

Was heißt logisch aufgebaute Tabellen?

Auch blinde Menschen können Tabellen lesen und verstehen. Im einfachsten Fall navigieren sie über die Tastatur von Zelle zu Zelle und lassen sich die Inhalte vorlesen. Dabei können sie erkennen, welche Zellen Überschriftenzeilen sind und somit verstehen, was die einzelnen Daten in den Zellen bedeuten - vorausgesetzt natürlich, die Tabelle verfügt über die notwendige Struktur und ist nicht ausschließlich visuell in Tabellenform gebracht worden. Wie eine einfache logisch aufgebaute Tabelle in PDF blinden Menschen repräsentiert wird, zeigt folgende Abbildung:

Aufbau einer Tabelle in PDF

In der Abbildung ist links der Tag-Editor von Adobe Acrobat Pro dargestellt. Die Tabelle wird mit <TABLE> eingeleitet. Zeilen werden mit <TR>, Spalten mit <TD> bzw. mit >TH> für Überschriften ausgezeichnet. Rechts ist die Tabelle selbst dargestellt.

Auf Pseudotabellen, welche über Tabulatoren und Leerzeichen simuliert werden, sollte also gänzlich verzichtet werden. Auch das Importieren von Tabellen aus anderen Anwendungen kann problematisch sein, da diese in PowerPoint oft als Abbildungen dargestellt werden, sodass die Einzeldaten nicht mehr erkennbar sind.

Tabellen erstellen

Es gibt mehrere Wege Tabellen einzufügen:

1. Nutzen Sie das Tabelle einfügen Symbol im Platzhalter für den Folieninhalt und stellen Sie im Dialog Tabelle einfügen die gewünschte Anzahl Spalten und Zeilen ein.
   
   

2. Das zu bevorzugende Vorgehen zum Erstellen von Tabellen in PowerPoint ist, das Tabellentool von MS Office zu benutzen. Klicken Sie in der Folie den Inhaltsplatzhalter an, in den die Tabelle eingefügt werden soll.

Registerkarte Einfügen > Bereich Tabellen > Tabelle > mit Maus die gewünschte Anzahl Spalten und Reihen vorwählen

Fährt man über die Matrix im Tabellentool, kann die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl dynamisch ausgewählt und mit einem Klick bestätigt werden.

Grundsätzlich unterstützt das Tool vier verschiedene Optionen, eine Tabelle einzufügen:

• Tabelle einfügen über die Matrix
  
• Tabelle einfügen über die Eingabe von Zeilen- und Spaltenanzahl sowie weiteren Optionen für die Breite der Tabelle
  
• Tabelle zeichnen
  
• Excel-Kalkulationstabelle
  

Verbunde Zellen, egal ob Spalten oder Zeilen, können eingesetzt werden. Sie sind jedoch für einen blinden Leser nur sehr schwer verständlich. Auf sehr komplexe und/oder wechselnde verbundene Zellen oder verschachtelte Tabellen sollte verzichtet werden. Blinde Leser müssen sich solch komplexe Tabellen im Kopf wieder zusammensetzen und überblicken.

Tabellenformat

Unabhängig davon, welche Möglichkeit Sie zum Erstellen der Tabelle verwenden, können Sie anschließend eine Formatvorlage für Ihre Tabelle auswählen. Damit können Sie die Farbgebung und Darstellung der Tabelle beeinflussen. Wenn sich die Schreibmarke in der Tabelle befindet, können Sie die Registerkarte Entwurf auswählen, um die entsprechenden Tabellentools anzuzeigen:

Um die Bedürfnisse von Menschen mit einer Sehschwäche oder Farbfehlsichtigkeit zu berücksichtigen, sollten Sie bei Ihrer Wahl darauf achten, dass ausreichende Kontraste herrschen und die Informationen auch ohne Farbe wahrnehmbar sind.

Bei aktivierter Option Überschrift im Bereich Optionen für Tabellenformat des Reiters Entwurf (siehe gepunkteter Rahmen in der vorhergehenden Abbildung) wird die Kopfzeile zwar visuell von den anderen Zellen abgehoben dargestellt, es erfolgt allerdings keine strukturelle Auszeichnung der Tabellenüberschrift. Die Tabellenüberschrift wird damit nicht automatisch in das PDF übernommen. Dies sollte nachträglich im erzeugten PDF korrigiert werden (siehe Kursabschnitt Online Prüfung und Verbesserung mit PAVE).

Das Tabellentool von PowerPoint bietet zudem auch die Registerkarte Layout (die Tabelle muss dazu ausgewählt sein). Dort können weitere Einstellungen an der Darstellung der Tabelle vorgenommen werden, z.B. Ein-/Ausblenden von Gitternetzlinien, Einfügen von Zeilen/Spalten, Verbinden oder Teilen von Zellen usw.

Titel und Zusammenfassung

Tabellen sollten einen Titel und eine Zusammenfassung erhalten. Der Titel kann dem blinden Leser helfen eine Tabelle schnell zu identifizieren und deren Bedeutung einzuschätzen.

Eine Zusammenfassung ist vor allem bei komplexen und großen Tabellen wichtig. Auch dann, wenn visuelle Hervorhebungen innerhalb der Tabelle vorgenommen wurden, sollte eine Zusammenfassung erstellt werden. Leser, die keinen unmittelbaren Zugang zu den visuellen und räumlichen Strukturen der Tabelle haben, erschließen sich diese durch die Inhalte in den einzelnen Zellen, die sie sich dann selbständig zu einem Gesamtbild zusammensetzen müssen. Es ist leicht vorstellbar, dass dabei die gewünschte Aussagekraft der Tabelle verloren geht. Man sollte also in seiner Zusammenfassung auf den Zweck und insbesondere die zu zeigenden Merkmale ausdrücklich hinweisen. So kann der Leser explizit danach suchen und den Sinn Ihrer Inhalte besser nachvollziehen.

Sie können einen Titel und eine Zusammenfassung wie folgt für Tabellen hinterlegen:

3.7. Diagramme in PowerPoint

Diagramme sollten Sie nach Möglichkeit nicht als Grafik in die Präsentation einbinden, sondern direkt in PowerPoint erstellen. Dazu können Sie entweder auf das Diagrammsymbol in einem leeren Inhaltsplatzhalter der Folie klicken oder Sie fügen das Diagramm über die Registerkarte Einfügen ein:

Nach der Auswahl des gewünschten Diagrammtyps erscheint ein neues Fenster, in das Sie Ihre Daten wie gewohnt in einer Tabelle eingeben und den Datenbereich auswählen können. Bei markiertem Diagramm stehen Ihnen nun die drei Diagrammtools Entwurf, Layout und Format zur Verfügung.

Ähnlich wie bei den Tabellentools können Sie über die Registerkarte Entwurf eine der vordefinierten Diagrammformat-vorlagen wählen:

Registerkarte Entwurf > Diagrammformatvorlagen

Bei der Farbwahl sollten Sie auch hier besondere Rücksicht auf die Bedürfnisse von Menschen mit einer Sehschwäche oder Farbfehlsichtigkeit nehmen. Das heißt, Sie sollten bei Ihrer Wahl darauf achten, dass ausreichende Kontraste zwischen den Datenreihen herrschen und die Informationen auch ohne Farbe verständlich sind.

Zur manuellen Anpassung der einzelnen Farben, können Sie ein Element der betreffenden Datenreihe anklicken und dafür den Fülleffekt wie folgt festlegen:

Außerdem sollten Sie Ihrem Diagramm einen aussagekräftigen Titel geben. Klicken Sie dazu zweimal auf den entsprechenden Platzhalter im Diagramm, um den vorgegebenen Text zu editieren:

Hinweis: Geben Sie trotzdem für das Diagramm wie bei einer normalen Grafik einen aussagekräftigen Alternativtext an. Komplexe Daten gehen beim Export nach PDF meist verloren.

3.8. Freiformen und Gruppierungen

Möchten Sie innerhalb Ihrer Präsentation eigene Grafiken oder Diagramme durch Freiformen zeichnen, dann sollten Sie die einzelnen Elemente zu einer Gruppierung zusammenführen. Vorteil der Gruppierung ist, dass Sie nur einen Beschreibungstext für Ihre erstellte Grafik verfassen müssen anstatt für jedes einzelne Element. Zudem ist die Gruppe einfacher zu platzieren als Einzelelemente.

Um Elemente zu gruppieren, müssen Sie diese zunächst auswählen. Dazu muss bei gedrückter Shift-Taste jedes Element einzeln angewählt werden. Anschließend können Sie die gewählten Elemente mit Hilfe des Kontextmenüs gruppieren:

3.9. Videos

Videos können wie Bilder und Diagramme über die entsprechende Schaltfläche Video einfügen eines leeren Inhaltsplatzhalters eingefügt werden. Alternativ kann ein Video oder eine Tondatei auch über das Menü platziert werden:

Im Dialog zum Hinzufügen des Mediums kann entweder eine Datei vom lokalen System oder ein Onlinemedium direkt eingebunden werden.

Auch Videos sollten einen Alternativtext erhalten, der beschreibt was in dem Video passiert und seine Intention zusammenfasst. Dies kann wieder über den Aufgabenbereich Video formatieren im Bereich Größe und Eigenschaften eingetragen werden:

Video anklicken > rechte Maustaste > Kontextmenü-Eintrag Video formatieren > Aufgabenbereich Video formatieren > Größe und Eigenschaften > Alternativtext

Dynamische Inhalte lassen sich nicht in ein statisches Dokument, z.B. ein Druckstück, übertragen. Ein PDF stellt in gewisser Hinsicht ein solches statisches Dokument dar. Es muss also eine Alternative für den Videoinhalt gegeben werden, der auch sehenden Lesern, die keinen direkten Zugang zur Alternativbeschreibung haben, zugänglich ist.

Zusätzlich zur Bildbeschreibung sollte – wenn es sich um ein Onlinemedium handelt – der Link zur Quelle sichtbar angegeben werden. So stellt man sicher, dass auch aus einem statischen PDF oder einem Ausdruck auf Papier auf den Videoinhalt zugegriffen werden kann. Zusätzlich können Sie diese Adresse auch noch verlinken (siehe Kursabschnitt Links).

Am Einfachsten tragen Sie die Webadresse zum Video in ein zusätzliches Textfeld ein, dass Sie dann frei auf der Folie platzieren können:

Ein Video selbst ist nur schwer barrierefrei zu bekommen. Ein Untertitel allein ist dabei nicht ausreichend. Gerade blinde Nutzer sind auf eine zusätzliche Audiobeschreibung angewiesen, während gehörlose Nutzer eher ein Gebärdendolmetschen bevorzugen.

3.10. Animationen

MS PowerPoint stellt Ihnen vielfältige Möglichkeiten bereit, Ihre Präsentation zu animieren, um z.B. einzelne Objekte oder ganze Folien ein- oder auszublenden. Jedoch lassen sie sich nicht in statische Dokumente oder auf Papier überführen.

4. Bilder und Grafiken

4.1. Alternativtext zu Bild definieren

Um in Word Alternativbeschreibungen zu einem Bild hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 

4.2. Beispiele für Alternativbeschreibungen

Es gibt natürlich verschiedene Arten von Bildern, Grafiken und Diagrammen. Wenn Sie keine Erfahrungen mit der textuellen Beschreibung Ihrer grafischen Inhalte haben, können Ihnen folgende Beispiele vielleicht helfen. Die Beispiele basieren auf den Empfehlungen des World Wide Web Consortium.

Dekorative Bilder (Schmuckgrafiken)

Hintergründe oder andere grafische Schmuckelemente und Platzhalter in Ihrem Dokument, die keine inhaltlich relevanten Informationen beinhalten, benötigen keine extra Alternativbeschreibung. Sie müssen später im PDF manuell als nicht wichtig markiert werden.

Bilder mit Text

Bei Werbung, Logos, etc. soll der Alternativtext den Text der Grafik enthalten. 

In diesem Beispiel sollte der Alternativtext wie folgt lauten:

Blindtext weiss

Inhaltlich relevante Bilder

Das Bild bezieht sich auf den Inhalt, wird im Text aber nicht ausführlich beschrieben. Eine mögliche Alternativbeschreibung ist:

Gemälde einer Frau mit langen Haaren, die in einem Boot sitzt. Die Frau in dem Bild trägt ein wallendes weißes Kleid. Ein großer aufwendig gemusterter Stoff ist um sie herum drapiert. In ihrer rechten Hand hält sie die Ankerkette des Bootes. Ihr Ausdruck …

Alternativ kann auch ein Link zu der detaillierten Bildbeschreibung angegeben werden.

Diagramme

Der beschreibende Text im Diagramm sollte in den Alternativtext ausgelagert werden. Ein möglicher Alternativtext ist:
Blindtext-Überschrift vom Säulendiagramm. Säulendiagramm: 2000: 5,7 Mio., 2001: 22,6 Mio., 2002: 21,9 Mio., 2003: 22,6 Mio., 2004: 6,7 Mio.

Formeln

Verwenden Sie in Ihrem Dokument Bilder, die mathematische Darstellungen wie Formeln oder Sonderzeichen enthalten, sollte der Alternativtext eine textuelle Variante dieser Formel enthalten.

Sie sollten im Alternativtext beispielsweise die ASCII-Mathematikschrift (AMS) oder noch besser die LaTeX-Schreibweise verwenden, um Ihre grafischen Formeldarstellungen zugänglich zu machen.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in der entsprechenden Literatur. Der Alternativtext der oben dargestellten Formel in LaTeX-Schreibweise lautet: 

$ a=b + 2k \cdot \pi $