Von Word zu PDF
1. Barrierefreiheitsprüfung mit Office
Sie haben Ihr Dokument einfach aufgebaut und mit Hilfe von Formatvorlagen strukturiert? Haben Sie Bilder mit Alternativtexten versehen und Ihre Links und Verweise auf Aktualität geprüft? Hat Ihr Dokument einen Titel? Dann sind Sie dem Erstellen Ihres zugänglichen PDF Dokumentes tatsächlich näher gekommen. Nun müssen Sie nur noch Ihr Dokument als PDF exportieren.
Natürlich haben Sie weit mehr Möglichkeiten PDFs zu erzeugen, denn es gibt zahlreiche Programme und Erweiterungen zur Konvertierung. Nicht alle dieser Programme erhalten jedoch die logische Struktur Ihres Dokumentes. Die hier empfohlene Möglichkeit übernimmt einen Großteil der Vorbereitungen korrekt. Es wird davon abgeraten einen PDF-Drucker zu benutzen, da diese meist die logische Struktur verwerfen und nicht mitexportieren.
Bevor Sie ein Office Dokument nach PDF exportieren und danach aufwendige Verbesserungen am PDF durchführen müssen, lohnt es sich vor dem Exportieren eine Office-interne Prüfung auf Barrierefreiheitsprobleme durchführen zu lassen.
Hinweis: Mit den hier beschriebenen Maßnahmen erstellen Sie ein zugängliches Word-Dokument. In Office behobene Probleme bedeuten jedoch nicht, dass im exportierten PDF keine Probleme mehr zu finden sind. Ebenso können bereits behobenen Probleme erneut im exportierten PDF auftauchen.
Seit Office 2010 ist eine integrierte Überprüfung auf Barrierefreiheit in allen Office Anwendung verfügbar.
Schaltfläche Datei > Informationen > Schaltfläche Auf Probleme Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen
Daraufhin öffnet sich am rechten Rand der Aufgabenbereich Barrierefreiheitsprüfung. Im oberen Teil des Aufgabenbereichs ist eine Liste von Fehlern, welche nach Typ gruppiert sind, und weiteren Tipps platziert. Das Klicken auf einen Fehler oder Tipp selektiert das betroffene Element sofort, sodass es nicht erst gesucht werden muss.
Unter der Liste findet sich ein Bereich, der genauere Informationen zum selektierten Fehler gibt. Hier finden sich auch Begründungen für die Notwendigkeit und Hinweise wie man den Fehler beheben kann.
![Screenshot des rechten Bereichs des Anwendungsfensters von Word. Von links ist im Bearbeitungsbereich ein Textdokument angedeutet, in den sich eine Tabelle als Inhalt befindet, diese ist zur Bearbeitung markiert. Der Aufgabenbereich „Barrierefreiheitsprüfung“, der sich vom rechten Rand öffnet, ist in drei Teile unterteilt. Im oberen Bereich befindet sich unter der Überschrift „Prüfergebnisse“ eine Auflistung von „Fehler“(n) und „Tipp“(s). In diesen werden Fehler und hilfreiche Tipps thematisch zusammengefasst. Im hiergezeigten Beispiel ist unter „FEHLER“ die Gruppe „Fehlender Alternativtext“ aufgeklappt. Der erste und einzige Eintrag „Tabelle“ ist angewählt und farblich hervorgehoben. Unter der Liste ist ein zweiter Bereich „Weitere Informationen“, in dem nähere Hinweise zum angewählten Fehler bereitgestellt werden. In hier gezeigten Beispiel ist unvollständig zu lesen „Gründe für die Behebung: Alternativtexte unterstützen Benutzer beim Verstehen von Informationen, die in Bildern und anderen Objekten bereitgestellt werden. Art der Behebung:[…] “. Darunter findet sich der Hinweis „Wählen Sie alle oben aufgeführten Probleme aus, und beheben Sie sie, damit Personen mit Behinderungen auf Ihr Dokument zugreifen können.“ Gefolgt von einem Link zu weiteren Informationen.](https://leitfaden-barrierefrei.dvbs-online.de/pluginfile.php?file=/139/mod_page/content/2/Word%20BF%20Pr%C3%BCfung2.png)
Im hier gezeigten Beispiel wird angemerkt, dass die in Word erstellte Tabelle keinen Alternativtext enthält.