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Von Word zu PDF

Website: iBoB Leitfaden zur Barrierefreiheit
Kurs: Barrierefreie Dokumente erstellen
Buch: Von Word zu PDF
Gedruckt von: Guest user
Datum: Dienstag, 21. Januar 2025, 03:16

Inhaltsverzeichnis

1. Barrierefreiheitsprüfung mit Office

Sie haben Ihr Dokument einfach aufgebaut und mit Hilfe von Formatvorlagen strukturiert? Haben Sie Bilder mit Alternativtexten versehen und Ihre Links und Verweise auf Aktualität geprüft? Hat Ihr Dokument einen Titel? Dann sind Sie dem Erstellen Ihres zugänglichen PDF Dokumentes tatsächlich näher gekommen. Nun müssen Sie nur noch Ihr Dokument als PDF exportieren.

Natürlich haben Sie weit mehr Möglichkeiten PDFs zu erzeugen, denn es gibt zahlreiche Programme und Erweiterungen zur Konvertierung. Nicht alle dieser Programme erhalten jedoch die logische Struktur Ihres Dokumentes. Die hier empfohlene Möglichkeit übernimmt einen Großteil der Vorbereitungen korrekt. Es wird davon abgeraten einen PDF-Drucker zu benutzen, da diese meist die logische Struktur verwerfen und nicht mitexportieren.

Bevor Sie ein Office Dokument nach PDF exportieren und danach aufwendige Verbesserungen am PDF durchführen müssen, lohnt es sich vor dem Exportieren eine Office-interne Prüfung auf Barrierefreiheitsprobleme durchführen zu lassen.

Hinweis: Mit den hier beschriebenen Maßnahmen erstellen Sie ein zugängliches Word-Dokument. In Office behobene Probleme bedeuten jedoch nicht, dass im exportierten PDF keine Probleme mehr zu finden sind. Ebenso können bereits behobenen Probleme erneut im exportierten PDF auftauchen.

Seit Office 2010 ist eine integrierte Überprüfung auf Barrierefreiheit in allen Office Anwendung verfügbar. 

Schaltfläche Datei > Informationen > Schaltfläche Auf Probleme Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen

Markierung des Menüeintrags „Informationen“ im linken vertikalen Menü. Vergrößerung des Untermenüs von „Auf Probleme überprüfen“ mit Markierungen für „Auf Probleme überprüfen“ und „Barrierefreiheit überprüfen“.

Daraufhin öffnet sich am rechten Rand der Aufgabenbereich Barrierefreiheitsprüfung. Im oberen Teil des Aufgabenbereichs ist eine Liste von Fehlern, welche nach Typ gruppiert sind, und weiteren Tipps platziert. Das Klicken auf einen Fehler oder Tipp selektiert das betroffene Element sofort, sodass es nicht erst gesucht werden muss.

Unter der Liste findet sich ein Bereich, der genauere Informationen zum selektierten Fehler gibt. Hier finden sich auch Begründungen für die Notwendigkeit und Hinweise wie man den Fehler beheben kann.

Screenshot des rechten Bereichs des Anwendungsfensters von Word. Von links ist im Bearbeitungsbereich ein Textdokument angedeutet, in den sich eine Tabelle als Inhalt befindet, diese ist zur Bearbeitung markiert. Der Aufgabenbereich „Barrierefreiheitsprüfung“, der sich vom rechten Rand öffnet, ist in drei Teile unterteilt. Im oberen Bereich befindet sich unter der Überschrift „Prüfergebnisse“ eine Auflistung von „Fehler“(n) und „Tipp“(s). In diesen werden Fehler und hilfreiche Tipps thematisch zusammengefasst. Im hiergezeigten Beispiel ist unter „FEHLER“ die Gruppe „Fehlender Alternativtext“ aufgeklappt. Der erste und einzige Eintrag „Tabelle“ ist angewählt und farblich hervorgehoben. Unter der Liste ist ein zweiter Bereich „Weitere Informationen“, in dem nähere Hinweise zum angewählten Fehler bereitgestellt werden. In hier gezeigten Beispiel ist unvollständig zu lesen „Gründe für die Behebung: Alternativtexte unterstützen Benutzer beim Verstehen von Informationen, die in Bildern und anderen Objekten bereitgestellt werden. Art der Behebung:[…] “. Darunter findet sich der Hinweis „Wählen Sie alle oben aufgeführten Probleme aus, und beheben Sie sie, damit Personen mit Behinderungen auf Ihr Dokument zugreifen können.“ Gefolgt von einem Link zu weiteren Informationen.

Im hier gezeigten Beispiel wird angemerkt, dass die in Word erstellte Tabelle keinen Alternativtext enthält.

2. Exportieren als PDF

Microsoft Office bietet ein Standardmodul zum Exportieren nach PDF an. Musste es in früheren Versionen noch manuell nachinstalliert werden, so ist es in Office Versionen > 2010 bereits vorinstalliert.

Schaltfläche Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen

Screenshot der oberen linken Ecke des Anwendungsfensters von Word. Der Reiter „Start“ ist neben der Schaltfläche „Datei“ aktiviert.

Screenshot des Dialogs Exportieren der Anwendung Word. Im linken vertikalen Menü ist der Eintrag „Exportieren“ farblich hervorgehoben und markiert. Im mittleren Bereich findet sich eine weitere vertikale Auflistung in der der oberste Eintrag „PDF/XPS-Dokument erstellen“ farblich hervorgehoben und markiert ist. Recht unter der Überschrift „PDF/XPS-Dokument erstellen“ ist die Schaltfläche „PDF/XPS-Dokument erstellen“ markiert.

Im Dialog Als PDF oder XPS veröffentlichen kann der Dateiname, -typ und der Speicherort für die endgültige Veröffentlichung eingestellt werden.

Screenshot des Dialogfensters „Als PDF oder XPS veröffentlichen“ der Anwendung Word. Im oberen Bereich findet sich ein klassischer Dialog zum Dateispeicherpfad auswählen. Darunter ist ein Eingabefeld für den Dateinamen. Danach folgt eine Auswahlliste für den „Dateityp“, hier „PDF (*.pdf)“. Am rechten Rand des Dialoges findet sich die Schaltfläche „Optionen…“ und am Unteren rechten Reck die beiden Schaltflächen „Veröffentlichen“ und „Abbrechen“.

Über die Optionen lassen sich erweiterte Einstellungen für den PDF-Export konfigurieren.

Dialog Als PDF oder XPS veröffentlichen > Optionen…

Screenshot des Optionen Dialogs für den PDF-Export in Word. Im Bereich „Nicht druckbare Informationen einschließen“ sind die Auswahlschalter für „Textmarken erstellen mithilfe von:“ Optionsschalter „Überschriften“, „Dokumenteneigenschaften“ und „Dokumentenstrukturtags für Barrierefreiheit“ angewählt. Im Bereich „PDF-Optionen“ ist der Eintrag „Text als Bitmap speichern, wenn Schriftarten nicht eingebettet werden können“ abgewählt. Am unteren Rand befinden sich die Schaltflächen „Ok“ und „Abbrechen“.

Deaktivieren Sie im Fenster Optionen in den PDF-Optionen die Funktion Text als Bitmap speichern […]. Dies würde dazu führen, dass textuelle Inhalte als Bildinformationen abgelegt würden und damit für nicht-visuelle Nutzer nicht mehr lesbar wären.

Hingegen sollten im Bereich Nicht druckbare Informationen alle Optionen aktiviert sein. 

Mit der Option Textmarken erstellen mithilfe von: Überschriften werden alle Überschriften in Lesezeichen konvertiert, sofern Sie wie hier beschrieben mit Formatvorlagen gearbeitet und Überschriften entsprechend verwendet haben.

Die Option Dokumenteigenschaften fügt dem PDF Informationen, wie den Dokumententitel, hinzu. 

Die Option Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit sorgt dafür, dass alle Strukturinformationen auch entsprechend in das PDF übernommen werden. 

Weitere Einstellungen sind bei dieser Konvertierungsoption nicht zu überprüfen. Bestätigen Sie das Fenster Optionen mit Ok und speichern Sie das Dokument über Veröffentlichen.

Warum sind Lesezeichen so wichtig?

Lesezeichen sind ein wichtiges Element, um in Dokumenten zu navigieren und sich zu orientieren. Betrachten Sie ein PDF Dokument, welches Lesezeichen enthält, werden diese im linken Bereich dargestellt. Klickt man auf ein Lesezeichen, so springt man im Dokument direkt zum entsprechenden Inhalt. Dies ist gerade bei langen Dokumenten eine große Hilfestellung.

Screenshot der Anwendung Adobe Acrobat Pro. Das PDF dieser Anleitung ist geöffnet und die Titelseite ist zu sehen. Auf der linken Seite des Anwendungsfensters öffnet sich die „Lesezeichen“-Liste. In der die Überschriftenhierarchien als interaktive Baumstruktur abgebildet sind.

3. PDF-Dokumente auf Barrierefreiheit prüfen

Einleitung

Es gibt viele Möglichkeiten, PDF Dokumente auf Barrierefreiheit hin zu überprüfen und zu verbessern. Im Folgenden sollen zwei nicht kommerzielle und frei zur Verfügung stehende Werkzeuge beschrieben werden:

  • PAVE
  • PAC 3

3.1. Online Prüfung und Verbesserung mit PAVE

PAVE ist eine Onlineplattform, welche es jedem ermöglicht, ein PDF Dokument hochzuladen, online prüfen zu lassen und gleichzeitig gefundene Probleme – welche nicht automatisch behoben werden konnten – manuell zu bearbeiten. Es ist auch ein 

verfügbar.

Zu erreichen ist das Projekt über die URL http://www.pave-pdf.org/

Screenshot eines Browserfensters das die Webanwendung PAVE zeigt. Darauf ist ein „Simpler Barrierefreiheitsbericht“ für ein PDF-Dokument zu sehen. Am oberen Rand ist eine Art Hauptmenü zu erkennen. Darunter befinden sich drei vertikal untereinander platzierte Bereiche die folgende Informationen geben: 1.) Grün hinterlegter Bereich „Quickfixes“ mit grünem Hacken. Gibt an, dass 29 Probleme automatisch behoben wurden. 2.) Grün hinterlegter Bereich „Dokumenteneigenschaften“ mit grünem Hacken. Gibt an, dass alle notwendigen Dokumenteneigenschaften wie Titel, Sprache etc. vorhanden sind. 3.) Rot hinterlegter Bereich „Dokumenteninhalt“ mit rotem Kreuz. Gibt an, dass mehrere Barrierefreiheitsprobleme im Dokumenteninhalt bestehen. Es sind Oberkategorien in denen Fehler aufgetreten sind aufgelistet. Des Weiteren wird die Schaltfläche „Seitenansicht“ angeboten, um direkt zur Bearbeitungsansicht zu wechseln.

Über die Bearbeitungsfunktionalitäten lassen sich nachträglich sowohl die hinterlegten Dokumenteninformationen überprüfen und verändern, als auch Einfluss auf die Dokumentenstruktur und Elementeigenschaften nehmen.

Auch wenn kein Fehler bei den Dokumenteneigenschaften angezeigt wird, lohnt es sich trotzdem diese nochmals über die Schaltfläche Dokumenteneigenschaften zu überprüfen.

Screenshot eines Browserfenstern mit den Dokumenteneigenschaften eines PDF-Dokumentes in PAVE. Am oberen Rand befindet sich eine Art Hauptmenü, der Eintrag „Dokumenteneigenschaft“ ist farblich hervorgehoben und aktiv. Unter der Überschrift „Dokumenteneigenschaften“ findet sich folgendes Formular (von oben nach unten): Textfeld „Dateiname“ mit Wert „Lorem Ipsum.pdf“; Textfeld „Titel (zwingend)“ mit Wert „Lorem Ipsum Dokument“; Auswahlliste „Sprache (zwingend)“ mit Wert „Andere:“ – daneben ist ein Texteingabefeld mit dem Wert „en-US“; Textfeld „Autor“ mit Wert „j b“; Leeres Texteingabefeld „Betreff“; Eingabefeld „Stichworte“ mit Wert „Test“; Schalter „Speichern“.

Im hier geprüften Dokument war die Dokumentensprache auf Deutsch eingestellt. Trotzdem wurde im exportierten PDF eine andere Sprache eingetragen. Ändern Sie gegebenenfalls an dieser Stelle durch Auswahl der korrekten Dokumentensprache die Einstellung. Bestätigen Sie eventuelle Änderungen mit der Schaltfläche Speichern.

In der Seitenansicht kann die Struktur der einzelnen Dokumententeile geprüft und leicht verändert werden.

Komplexe Änderungen sind mit PAVE nicht möglich. Schwerwiegendere Änderungen, wie nachträgliches Gruppieren oder Ähnliches, kann z.B. mit den kostenpflichtigen Acrobat Professional vorgenommen werden.

In der Seitenansicht ist das Anwendungsfenster in vier Bereiche unterteilt:

Links findet sich eine Baumansicht der Dokumenten-internen Strukturierung, welche die Lesereihenfolge im Dokument widerspiegelt. Hier können Sie prüfen, ob die Reihenfolge der einzelnen Elemente Sinn ergibt. Andernfalls können Sie einfach in der Baumansicht mit der Maus die Elemente umsortieren.

Durch einen Klick auf das Plus-Zeichen können die Kindelemente des aktuellen Knotens eingeblendet werden. Durch einen Klick auf das Minus-Zeichen werden Kindelemente ausgeblendet.

Hinter der Baumansicht für die Lesereihenfolge findet sich eine Auflistung von Artefakten. Artefakte sind Elemente im Dokument, die als nicht von Bedeutung für den Inhalt gelten – z.B. Schmuckgrafiken.

In der Mitte befindet sich der Dokumentenarbeitsbereich, der wiederum in eine Navigationsleiste mit Seitenminiaturen (links) und einer Seitenvorschau unterteilt ist. Hier kann man Elemente markieren oder angezeigt bekommen, welches Element gerade im Lesereihenfolgenbaum angewählt ist.

Am rechten Rand sind gefundene Probleme aufgelistet. Klickt man auf ein Problem, wird das entsprechende Element, soweit möglich, gleich zur Bearbeitung geöffnet.

Screenshot eines Browserfensters mit der „Seitenansicht“ eines PDF-Dokumentes in PAVE. Am oberen Rand befindet sich eine Art Hauptmenü, der Eintrag „Seitenansicht“ ist farblich hervorgehoben und aktiv. Der darunterliegende Bereich teilt sich in vier Bereiche (von links nach rechts): 1.) Bereich mit zwei Reitern „Lesereihenfolge“ (aktiv) und „Artefakte“. Eine baumartige Struktur der einzelnen Dokumentenelemente ist zu sehen. Jedes Element, dass Kindelemente enthält, lässt sich durch ein „+“-Zeichen aufklappen bzw. mit einem „-“-Zeichen zusammenklappen. Rechts neben dem Elementetyp sind zwei Icons zum „Bearbeiten“ (Bleistift) und „Löschen“ (Mülleimer) zu sehen. 2.) Vertikale Liste von Miniaturen der einzelnen Dokumentseiten. 3.) Seitenvorschau der aktuell ausgewählten Dokumentseite. Ein Bereich im Dokument ist farblich hervorgehoben. 4.) „Probleme“ – Auflistung von auf der aktuell angezeigten Seite enthaltenen Probleme. Ein Eintrag in der Liste ist farblich hervorgehoben und angewählt.

Das überarbeitete Dokument kann anschließend über die Schaltfläche Korrigierte Datei herunterladen abgespeichert und verteilt werden.

3.2. PAVE: Schmuckelemente ausblenden

Schmuckgrafiken, leere Platzhalter oder fehlerhaft ausgezeichnete Elemente sollten als nicht für den Inhalt relevant markiert werden. Damit werden sie durch eine assistive Technologie, wie z.B. einen Screenreader, ignoriert und stören nicht den Lesefluss.

Um ein Element aus der Lesereihenfolge zu entfernen, sollte man es nicht einfach mit dem Mülleimer Symbol löschen. Oftmals entsteht dadurch die Fehlermeldung, dass nun das Element gar nicht ausgezeichnet ist. Dieser Fehler lässt sich dann mit PAVE nicht mehr beheben.

Für den Inhalt nicht wichtige Elemente sollten als Artefakte markiert werden und damit in der Lesereihenfolge ignoriert werden.

Tipp: Schmuckgrafiken finden sich oftmals leicht durch den Fehler Figure hat keinen Alternativtext, da man sie nicht mit einem Alternativtext versehen hat.

Suchen Sie das entsprechende Element im Baum für die Lesereihenfolge oder aus der Fehlerliste und ändern Sie den Tag Typ auf den in der Auswahlliste verfügbaren Typ Artefakt.

Screenshot eines Browserfensters mit dem Dialog „Tag bearbeiten“ von PAVE. Im Hintergrund ist die norme „Seitenansicht“ von PAVE zu sehen. Sie ist mit einem leicht durchsichtigen dunklen Grau „ausgeblendet“. Darüber öffnet sich der Dialog „Tag bearbeiten“. Im obersten Formularfeld „Tag Typ“ ist der Wert „Figur“ gesetzt. Darunter öffnet sich die Auswahlliste zum Formularelement, in der der Eintrag „Artefakt“ farblich hervorgehoben und markiert ist. Weitere Formularfelder „Alternativtext“ und „Sprache“ sind zu sehen. Die Werte zu den Feldern sind durch die Auswahlliste des Feldes „Tag Typ“ überlagert.

Tipp: Auf diese Weise können Sie auch anderen Elementen eine neue Bedeutung zuweisen.

3.3. Pave: Strukturprobleme und falsch verschachtelte Elemente

Sehr häufig taucht der Fehler Strukturelement ist nicht korrekt verschachtelt auf. Dieser entsteht, wenn beim Export Elemente als Kindelemente eingesetzt werden, die so an diesen Stellen eigentlich nicht vorgesehen sind. 

Dies hat meist zwei Ursachen:

  1. Parallel zu den textuellen Daten werden visuelle Formatierungen mit eingeordnet (Hintergründe, Linien, etc.). 
    Lösung:     Markieren Sie die rein visuellen Elemente als Artefakte (siehe ...). 
  2. Das Strukturmodell lässt Strukturierungen wie sie durch Office erstellt werden eigentlich nicht zu. 
    Lösung:     manchmal kann man Kindelemente aus ihrem übergeordneten Element im Baum für die Lesereihenfolge herausziehen und das falsch verschachtelte Element dann als Artefakt markieren.
Generell haben Sie jedoch mit PAVE nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten, Strukturprobleme zu beheben.

Hinweis: Strukturelle Probleme mit falsch verschachtelten Elementen führen oftmals nicht dazu, dass das Dokument mit einer assistiven Technologie komplett unzugänglich wird. Detaillierte feingranulare Strukturfehler in Listen und Tabellenzellen oder Ähnlichem können darum oft ignoriert werden, wenn man sie nicht auflösen kann.

Grobe strukturelle Fehler, wie fehlende Alternativen zu rein visuellen oder auditiven Informationen, falsch ausgezeichnete Überschriften, oder gar eine Verfälschung von Elementen durch Verwendung falscher Auszeichnungen (z.B. Bild für Tabellen) verschlechtern die Zugänglichkeit des Dokumentes hingegen.

3.4. Offline Prüfung mit PAC 3

Der Free PDF Accessibility Checker (PAC 3) ist ein Programm zum Prüfen auf Einhaltung der geforderten Richtlinien des PDF/UA Standards. Das Programm selbst muss nicht installiert werden, ist jedoch nur für Windows Betriebssysteme geeignet. Es liefert einen detaillierten Prüfbericht über vorgefundene Probleme im Dokument und bietet die Möglichkeit einer Vorschau, wie das Dokument mit einer assistiven Technologie aussehen würde.

Das Programm ist herunterzuladen über die URL http://www.access-for-all.ch/ch/pdf-werkstatt/pdf-accessibility-checker-pac/download-pac-3.html

Das Programm PAC 3 kann selbst keine Probleme automatisch beheben und bietet auch keine Möglichkeiten der Editierung an. Gefundene Probleme müssen nach der Prüfung und anhand des erstellten Prüfberichtes mit einem anderen Programm (z.B. Adobe Acrobat Pro) behoben werden.

Screenshot des Anwendungsfensters von PAC 3. Im oberen Bereich befindet sich ein Button mit der Minaturansicht des hochgeladenen Dokuments. Daneben sind die Eigenschaften Titel, Dateiname, Sprache, Tags, Seiten und Größe aufgelistet. Darunter befindet sich eine Tabelle namens PDF/UA mit den Spalten "Prüfpunkt", "Bestanden", "Warnung" und "Durchgefallen". Im unteren Bereich befinden sich die Buttons fur die Funktionen "Detail-Bereicht", "PDF-Bericht exportieren", "Screenreader-Vorschau", "Logische Struktur" und "Dokumentstatistik". Links sind Logos der Sponsoren aufgelistet (Access1, axesPDF,BITVconsult, printsatz Druckvorstufe, Zugang für alle, SZBlind)

Screenshot der Anwendung PAC3 mit dem Titel „Bericht“. Das Fenster teilt sich in drei Bereiche, dabei ist das Fenster zuerst einmal in zwei vertikale Bereiche geteilt. Der rechte Bereich ist dann in zwei weitere horizontale Bereiche unterteilt: Links – Fehlertabelle: Baumartige Tabelle, die die einzelnen Tests als interaktiven Baum auflistet. Bestandenen Kriterien sind mit einem grünen Hacken markiert. Nicht bestandenen Tests sind mit einem roten X markiert, Warnungen mit einem gelben Dreieck. Ist ein Test einer Unterkategorie als nicht bestanden markiert ist auch dessen Oberkategorie als nicht bestanden markiert und damit die oberste Kategorie „PDF/UA“ ebenfalls. Rechts oben – Hinweise: ein Bereich, der Hinweise zum ausgewählten Test-Kriterium und zur Behebung dessen bereitstellen soll. In hier dargestellten Beispiel ist dieser Bereich leer. Unten rechts – Seitenvorschau und Markierung des Elements, das den Fehler verursacht. Der Entsprechende Dokumentenausschnitt wird noch einmal vergrößert über die Gesamtseitenvorschau gelegt.