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Prüfanleitung für barrierefreie Word-Dokumente

Alle Informationen und Bestandteile des Word Dokuments müssen den Benutzern so präsentiert werden, dass diese sie wahrnehmen können.

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Website: iBoB Leitfaden zur Barrierefreiheit
Kurs: Checklisten für barrierefreie Dokumente
Buch: Prüfanleitung für barrierefreie Word-Dokumente
Gedruckt von: Guest user
Datum: Donnerstag, 18. August 2022, 00:01

Bitte beachten Sie, dass sich diese Checkliste und Prüfanleitungen auf Dokumente im docx- bzw. doc-Format beziehen. Wurde ein Word-Dokument als PDF umgewandelt, dann gelten Checkliste und Prüfanleitungen für PDF-Dokumente. Doch auch in diesem Fall ist es sehr zu empfehlen das Quelldokument barrierefrei zu erstellen, da es den Korrekturaufwand im PDF deutlich minimiert.

Im Folgenden finden Sie die konkreten Prüfanleitungen zu allen 18 Anforderungen der Checkliste für barrierefreie Word-Dokumente.

1 Nicht-Text-Inhalt

2 Info und Beziehungen

3 Aussagekräftige Reihenfolge

4 Sensorische Merkmale

5 Farbe

6 Kontrast

7 Schriftgrafiken

8 Nicht-Text Kontraste

9 Dokumenttitel

10 Fokus-Reihenfolge

11 Zweck eines Links (im Kontext)

12 Inhaltsverzeichnis

13 Beschreibungen

14 Sprache

15 Sprache einzelner Abschnitte

16 Leerzeichen und Leerzeilen

17 Beschriftungen

18 Kompatible Elemente

1 Nicht-Text-Inhalt

(entspricht BITV-Anforderung 1.1.1 Nicht-Text-Inhalte)

1a Alternativtexte für Grafiken und Objekte

Prüfung auf Vorhandensein von Alternativtexten und Bildbeschreibungen

Öffnen Sie die Funktion "Barrierefreiheitsprüfung" im Reiter „Überprüfen“.

Wenn Sie eine ältere Version von PowerPoint als 2013 haben und die Schaltfläche Barrierefreiheitsprüfung auf der Registerkarte Überprüfen im Menüband nicht angezeigt wird, führen Sie die folgenden Schritte zum Öffnen der Barrierefreiheitsprüfung aus.

  1. Klicken Sie auf Datei > Informationen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen und wählen Sie die Funktion Barrierefreiheit prüfen.
  3. Die Barrierefreiheitsprüfung wird Ihnen anschließend als Sidebar am linken Rand angezeigt.

Hinweis: Die Funktion "Barrierefreiheitsprüfung" können Sie nur bei Dokumenten im pptx-Format nutzen. Handelt es sich um ein Dokument mit dem Dateiformat .ppt, dann speichern Sie das Dokument zuvor einfach als pptx.

Prüfen Sie nun, ob bei den Prüfungsergebnissen der Fehler „fehlender Alternativtext“ angezeigt wird. Alle relevanten Grafiken und anderen informativen grafischen Objekte, wie ClipArt-Objekte, SmartArt-Objekte, Formen, Gruppen, eingebettete Objekte und Freihand, die hier aufgelistet werden, benötigen einen Alternativtext. Dabei müssen Sie nur die Grafiken und Objekte berücksichtigen, die relevante Informationen beinhalten. Grafiken, die nur zur Dekoration dienen oder die Inhalte bereits vollständig im Text genannt sind, können Sie ignorieren.

Handelt es sich um mehrteilige Grafiken, SmartArt-Objekte oder Formen, dann finden Sie im Abschnitt "Mehrteilige Grafiken" weitere Informationen.

Screenshot Barrierefreiheitsprüfung fehlender Alternativtext

Prüfen Sie außerdem, ob im Bereich "Warnungen" die Meldung Objekte nicht „In Zeile“ genannt wird. Berücksichtigen müssen Sie auch hier nur Objekte, die relevante Informationen beinhalten. 

Screenshot Barrierefreiheitsprüfung Objekte nicht in Zeile

Hinweis: Alternativ können Sie das Vorhandensein der Alternativtexte auch händisch prüfen. Gehen Sie dazu wie im folgenden Abschnitt „Prüfung auf Angemessenheit einer Textalternative“ vor.

Prüfung auf Angemessenheit einer Textalternative

Öffnen Sie den Alternativtext aller relevanten Grafiken und Objekte. Der Alternativtext befindet sich im Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste auf ein Bild) unter Grafik formatieren… > Alternativtext im Textfeld Beschreibung.

Prüfen Sie, ob der Text alle wichtigen Informationen der Grafik enthält.

Generell gilt: Alternativtexte sollen kurz sein. Komplexere Grafiken benötigen einen kurzen Alternativtext und den Hinweis, wo die ausführliche Beschreibung zu finden ist (zum Beispiel: "Bildbeschreibung auf Folie 35"). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "1.1.1b Zusätzliche Beschreibungen für komplexe informative Grafiken".

Mehrteilige Objekte

Gibt es grafischen Objekte, die aus verschiedenen Teilen bestehen?

Prüfen Sie zuerst, ob das mehrteilige Objekt gruppiert ist, indem Sie es anklicken. Wird ein Begrenzungsrahmen mit Anfasspunkten um das gesamte Objekt (statt um ein einzelnes Elemente) angezeigt, sind die Elemente zu einem Objekt gruppiert.

Die Grafik im folgenden Beispiel besteht aus fünf gruppierten Teilen und zeigt den Begrenzungsrahmen um die gesamte Grafik, statt für die einzelnen Elemente. 


Screenshot mehrteilige gruppierte Grafik

Falls es sich bei den mehrteiligen Objekten um SmartArt-Grafiken handelt, werden in der Menüleiste die SmartArt-Tools eingeblendet. In diesem Fall sind bereits alle Einzelobjekte gruppiert (es sei denn es wurden zusätzliche Elemente manuell eingefügt).

Screenshot SmartArt-Tools

1b Zusätzliche Beschreibungen für komplexe informative Grafiken

1. Haben alle Grafiken, die nicht ausreichend im Alternativtext beschrieben werden können, eine zusätzliche ausführliche Bildbeschreibung? 

Prüfen Sie, ob für Grafiken, die nicht ausreichend im Alternativtext beschrieben werden können, zusätzlich zum kurzen Alternativtext eine ausführliche Bildbeschreibung

  1. im umgebenden Text der Grafik,
  2. im Anhang des Dokuments
  3. und/oder in einem zusätzlichen Dokument bereitgestellt wird.

2. Wird im Alternativtext auf diese ausführliche Beschreibung hingewiesen?

Prüfen Sie außerdem, ob im Alternativtext der Grafik auf die ausführliche Bildbeschreibung, und wo diese zu finden ist, hingewiesen wird.

1c Leere alt-Attribute für Layoutgrafiken

Ist der Alternativtext aller dekorativen Grafiken leer?

Den Alternativtext einer Grafik überprüfen Sie im Kontextmenü der Grafik (Klick mit der rechten Maustaste auf ein Bild) unter Grafik formatieren… > Alternativtext im Textfeld Beschreibung.

Screenshot: Dialog Grafik formatieren, Alternativtext, Beschreibung leer

2 Informationen und Beziehungen

(entspricht BITV-Anforderung 1.3.1 Informationen und Beziehungen)

2a Korrekt ausgezeichnete Überschriften

Überschriften werden von Screenreadern nur dann als solche interpretiert, wenn sie mit einer Überschriften-Formatvorlage erstellt wurden. Text lediglich größer und fetter zu gestalten, genügt nicht, denn das sind lediglich visuelle Gestaltungsmittel.

Screenshot Formatvorlagen unter Start

Wenn Überschriftenformatvorlagen auf die Überschriften des Dokuments angewendet wurden, erscheinen sie auch im Navigationsbereich. Zum Öffnen des Navigationsbereichs drücken Sie STRG+F, oder klicken Sie auf Ansicht > Navigationsbereich. Prüfen Sie, ob alle Überschriften im Navigationsbereich auftauchen, die man visuell als Überschriften wahrnimmt.

Screenshot Navigationsbereich

Hinweis: Im Navigationsbereich werden allerdings keine Überschriften angezeigt, die sich in Tabellen, Textfeldern und in Kopf- oder Fußzeilen befinden.

2b Überschriftenhierarchie

Wurde das Dokument konsistent aufgebaut?
Beginnt das Dokument mit einer Überschrift der Ebene 1?
Wurde keine Überschriftenebene ausgelassen?

Prüfen Sie, ob die Überschriftenstruktur mit der visuellen Gliederung des Dokuments übereinstimmt und das Dokument eine konsequente Überschriftenstruktur aufweist.

Im Navigationsbereich (STRG+F, oder Ansicht > Navigationsbereich) werden die Überschriftenebenen über Einrückungen dargestellt. Prüfen Sie hier, ob alle Überschriftenebenen korrekt verschachtelt wurden und keine Ebene ausgelassen wurde.

2c Listen

Wurden alle Listen mithilfe der Listenfunktionen erstellt?

Prüfen Sie dazu, ob bei Auswahl einer Liste unter Start > Absatz eine der integrierten Listenfunktionen Aufzählungszeichen, Nummerierung oder Liste mit mehreren Ebenen hervorgehoben wird.

Screenshot Listen

2d Fließtexte

Basieren alle Fließtexte auf dem Formatvorlagentyp „Absatz“?

Prüfen Sie, ob Fließtexte auf dem Formatvorlagentyp Absatz basieren, indem Sie in den Text klicken. In den Formatvorlagen unter Start sollte nun die Formatvorlage "Standard" hervorgehoben werden.

Screenshot Formatvorlagen unter Start

Es kann auch vorkommen, dass Fließtexte keiner Formatvorlage oder einer anderen Formatvorlage zugeordnet sind. Falls es sich um eine andere Formatvorlage handelt, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Formatvorlage und wählen Sie im Menü Ändern.... Prüfen Sie im sich öffnenden Dialog, ob unter dem Punkt Formatvorlagentyp "Absatz" oder unter Formatvorlage basiert auf: "Absatz-Standardschriftart" oder "Standard" ausgewählt ist.

2e Tabellen

Wurden alle Datentabellen mit den Tabellenfunktionen erstellt?

Prüfen Sie dazu, ob das Menü Tabellentools am Ende der Menüleiste erscheint, wenn die Schreibmarke sich in einer Datentabelle befindet oder diese markiert ist.

Screenshot Tabellentools

2f Tabellenüberschriften (Kopfzellen)

Wurden alle Tabellenüberschriften als solche ausgezeichnet?

  1. Beim Klick in eine Tabelle ist unter Tabellentools > Entwurf das Feld Überschrift aktiviert. Screenshot Tabellentools, Entwurf, Optionsfeld "Überschrift" ausgewählt

  1. Bei ausgewählter Tabellenkopfzeile wird im Reiter Layout der Tabellentools die Funktion Überschriften wiederholen hervorgehoben. Es ist wichtig, dass dabei nur die Kopfzeile der Tabelle markiert ist. Screenshot Option "Überschriften wiederholen" aktiviert in Tabellentools, LayoutIn erster Linie hat diese Funktion zwar den Zweck, dass Überschriften am Anfang einer Seite wiederholt werden, wenn sie über mehrere Seiten reichen, doch sie hat auch eine Funktion für die Barrierefreiheit von Tabellen. Es ist zwar nicht intuitiv, aber dadurch wird einem Screenreader signalisiert, dass es sich um eine Kopfzeile handelt (auch wenn die Tabelle nicht über mehrere Seiten reicht). Screenreader verwenden diese Informationen dann zum Erkennen von Zeilen und Spalten. Alternativ kann die Funktion auch über das Kontextmenü (rechte Maustaste) in den Tabelleneigenschaften unter dem Reiter Zeile aktiviert werden.

2g Keine komplexen Tabellen

Screenreader erkennen Tabellenüberschriften derzeit leider nur bei Überschriftenzeilen. Und das auch nur, wenn es sich lediglich um eine Überschriftenzeile handelt. Sind die Zellen der ersten Spalte Tabellenüberschriften, dann kann keine Barrierefreiheit gewährleistet werden. Ebenso, wenn es sich um Tabellen mit mehrstufigen Tabellenüberschriften handelt.

Tipp: Handelt es sich um ein Quelldokument, das später in ein PDF umgewandelt wird, dann können Tabellen mit dieser Art von Tabellenüberschriften in Acrobat Pro händisch repariert werden.

1. Verschachtelte Tabellen

Enthält das Dokument keine verschachtelten Datentabellen? 

Screenreader können bei verschachtelten Tabellen eine falsche Anzahl der Tabellenzellen ermitteln und stellen auf diese Weise keine hilfreichen Informationen zur Tabelle bereit. Für blinde Menschen können solche Tabellen schwer bzw. nicht lesbar sein.

Wenn möglich, sollten verschachtelte Tabellen auf mehrere einfache Tabellen verteilt werden, um die Lesbarkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten.

2. Überschriftenebenen

Enthält das Dokument Tabellen mit lediglich einer Ebene von Spaltenüberschriften?

Das Auszeichnen von Überschriften funktioniert in Microsoft Word nur für Zeilen einfacher Tabellen.

3. Verbundene oder geteilte Zellen

Enthält die Präsentation keine verbundenen oder geteilten Zellen in Datentabellen?

Screenreader können bei verbunden oder geteilten Zellen eine falsche Anzahl der Tabellenzellen ermitteln und stellen auf diese Weise keine hilfreichen Informationen zur Tabelle bereit. V.a. bei verbundenen Zellen stellt das Ermitteln der korrekten Spaltenüberschrift ein Problem dar. Für blinde Menschen können solche Tabellen schwer bzw. nicht lesbar sein.

Wenn möglich, sollten komplexe Tabellen auf mehrere einfache Tabellen verteilt werden, um die Lesbarkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten.

Ausnahme: Verbundene Zellen werden in Ergebniszeilen toleriert.

2h Zeilenwechsel in Tabellen

Hat das Dokument Tabellen, die über mehrere Seiten reichen?

Prüfen Sie dann, in den Tabelleneigenschaften, ob die Option „Zeilenwechsel auf Seiten zulassen“ deaktiviert ist, wenn eine Datentabelle markiert ist.

Screenshot Tabelleneigenschaften, Zeile, Option "Zeilenwechsel auf Seiten zulassen" deaktiviert

Diese Einstellung verhindert den automatischen Seitenwechsel innerhalb einzelner Tabellenzellen und erleichtert auf diese Weise sehbehinderten Menschen das Lesen bei starker Vergrößerung.

2i Fußnoten

Wurden Fußnoten über die entsprechende Funktion erstellt?

Prüfen Sie, ob alle Fußnoten mit der Funktion Nächste Fußnote oder Vorherige Fußnote unter dem Reiter Verweise im Bereich Fußnoten angesprungen werden.

Screenshot Verweise, Nächste Fußnote

2j Kopf- und Fußzeilen

Wurden wichtige Informationen nicht ausschließlich in Kopf- und Fußzeilen genannt?

Oder wurde alternativ ein Hinweis auf das Vorhandensein dieser Textbereiche gegeben?

3 Aussagekräftige Reihenfolge

(entspricht BITV-Anforderung 1.3.2 Aussagekräftige Reihenfolge)

3 Sinnvolle Reihenfolge

Entspricht die Lesereihenfolge der logischen Textabfolge?

In der Gliederungsansicht sollte die Lesereihenfolge korrekt sein. Die Gliederungsansicht kann über Ansicht > Gliederung geöffnet werden.

Layouttabellen

Werden im Dokument Layouttabellen (i.d.R. mit unsichtbaren Tabellenlinien) verwendet? 

Screenreader lesen Tabellen von oben nach unten und von links nach rechts. Prüfen Sie im Falle von Layouttabellen, ob der Inhalt Sinn ergibt, wenn zuerst die erste Zeile von links nach rechts gelesen werden, dann die zweite Zeile u.s.w.

Formularelemente

Werden im Dokument Formularelemente verwendet? 

Schalten Sie in diesem Fall in den Formularmodus. Klicken Sie in das erste erste Formularfeld und gehen Sie dann nur mit der Tabulator-Taste alle Formularelemente nacheinander durch. Entspricht die Reihenfolge beim Durchtabben der logischen Reihenfolge?

Spaltenlayout

Wird im Dokument ein Spaltenlayout verwendet, der Fließtext also beispielsweise in zwei oder drei Spalten aufgeteilt?

Prüfen Sie unter dem Reiter Seitenlayout, ob die Funktion Spalten hervorgehoben wird, wenn mehrspaltiger Text ausgewählt ist.

Ist das nicht der Fall, kann je nach Umsetzung die korrekte Lesereihenfolge mit Screenreadern massiv gestört sein.

Screenshot Seitenlayout, Funktion "Spalten"

Textfelder

Enthält das Dokument Textfelder?

Prüfen Sie, ob bei der Durchführung der Funktion Barrierefreiheit prüfen unter dem Punkt Objekte nicht „In Linie“ keine Textfelder angezeigt.

Falls unter dem Punkt Objekte nicht "in Linie" Textfelder angezeigt werden, kann es sein, dass Screenreader diese Textfelder nicht an der Stelle vorlesen, an der Sie visuell stehen. Dadurch kann das Verständnis erheblich erschwert oder sogar unmöglich werden. 

Daher können Textfelder, falls sie unter dem Punkt Objekte nicht "in Linie" aufgelistet sind, nur dann akzeptiert werden, wenn die Abfolge der Argumentation auch ohne diese Textfelder nicht unterbrochen oder sinnentstellt ist.

Hinweis: Handelt es sich um ein Quelldokument, das in ein PDF umgewandelt wird, kann die Lesereihenfolge in Acrobat Pro händisch korrigiert werden.

4 Sensorische Merkmale

(entspricht BITV-Anforderung 1.3.3 Sensorische Merkmale)

4a Ohne Bezug auf sensorische Merkmale nutzbar

Beruhen Angaben in Anweisungen (z.B. Aufgabenstellungen oder Angaben in Formularen) nicht ausschließlich auf sensorischen Merkmalen, wie Größe, Form oder Farbe, sondern werden auch auf andere Weise deutlich gemacht?

Erläuterung: Eine Person, die nichts oder nur eingeschränkt sehen kann oder Probleme mit dem Farbsehen hat, muss ebenfalls in der Lage sein die Anweisung und ihren Bezug zu verstehen.

5 Farbe

(entspricht BITV-Anforderung 1.4.1 Farbe)

5a Ohne Farbe nutzbar

Wurden Informationen nicht ausschließlich über Farbe vermittelt?

Prüfen Sie, ob Informationen, die über Farbe vermittelt werden auch ohne Wahrnehmung der Farbe verfügbar sind (z.B. farbiger Text, der auch fett geschrieben oder eingerückt ist).

6 Kontrast

(entspricht BITV-Anforderung 1.4.3 Kontrast)

6a Kontraste von Texten ausreichend

Beträgt das Kontrastverhältnis von Schrift und Hintergrund mindestens 4,5:1?

Ein kostenloses Tool zur Prüfung dieser Anforderung ist der Color Contrast Analyzer.

Öffnen Sie das Tool und wählen Sie mit der Pipette jeweils die Schrift und den Hintergrund aus. Im Haupttextfeld wird Ihnen daraufhin angezeigt, ob der Farbkontrast ausreichend ist.

Screenshot Color Contrast Analyzer, Farbe für Vorder- und Hintergrund wählen, Kontrastverhältnis ablesen

7 Schriftgrafiken

(entspricht BITV-Anforderung 1.4.5 Schriftgrafiken)

7a Verzicht auf Schriftgrafiken

Prüfen Sie, ob  für die Darstellung von Schriften keine Grafiken verwendet wurden. Logos sind hiervon ausgenommen.

Schriftgrafiken, die zum Beispiel als JPEG, PNG, oder GIF eingebunden wurden, können von sehbehinderten Nutzern nicht oder nur eingeschränkt an ihre Benutzeranforderungen angepasst werden. Seheingeschränkte Menschen nutzen häufig bestimmte Farbkombinationen für Schrift (zum Beispiel gelbe Schrift auf blauem Hintergrund). Das ist bei Schriftgrafiken nicht möglich. 

Außerdem sind viele Nutzer auf eine starke Vergrößerung der Schrift angewiesen. Eine individuelle Anpassung der Schriftgröße wirkt allerdings nicht auf grafische Schriften. Und bei Zoomvergrößerung werden die Schriftkanten unscharf.

8 Nicht-Text Kontraste

(entspricht BITV-Anforderung 1.4.11 Nicht-Text Kontrast)

8a  Kontraste von Grafiken und Bedienelementen ausreichend

Wichtige Grafiken benötigen einen Kontrast zu angrenzenden Farben von mindestens 3:1.

Handelt es sich um eine einfarbige Grafik, ist einfach der Kontrast zwischen dem Icon und der Hintergrundfarbe zu messen. Bei mehrfarbigen Elementen ist der Teil der Grafik entscheidend, über die das Element ausreichend identifiziert werden kann. Es müssen also nicht alle Bereiche einer Grafik das Kontrastverhältnis erfüllen.

9 Dokumenttitel

(entspricht BITV-Anforderung 2.4.2 Webseiten-Titel)

9a Sinnvoller Dokumenttitel

Besitzt das Dokument einen Dokumententitel?

Prüfen Sie, ob unter Datei > Informationen auf der rechten Seite unter Eigenschaften im Textfeld Titel ein aussagekräftiger Dokumentname eingetragen ist.

Screenshot Datei, Informationen, Eigenschaften, aussagekräftiger Dokumententitel

10 Fokus-Reihenfolge

(entspricht BITV-Anforderung 2.4.3 Fokus-Reihenfolge)

10a Schlüssige Reihenfolge bei Formularelementen

Werden im Dokument Formularelemente verwendet? 

Schalten Sie in diesem Fall in den Formularmodus. Klicken Sie in das erste erste Formularfeld und gehen Sie dann nur mit der Tabulator-Taste alle Formularelemente nacheinander durch. Entspricht die Reihenfolge beim Durchtabben der logischen Reihenfolge?



11 Zweck eines Links (im Kontext)

(entspricht BITV-Anforderung 2.4.4 Zweck eines Links)

11a Aussagekräftige Linktexte

  1. Wird im Linktext oder im umliegenden Text des Links das Ziel oder die Aktion des Links beschrieben?

    Falls der Linktext selbst nicht aussagekräftig ist, soll das Linkziel zumindest aus dem umgebenden Text hervorgehen.

  2. Sind alle Links eindeutig bezeichnet?
  3. Links auf andere Dateiformate

    Wenn Links auf andere Dateiformate, wie PDFs oder E-Mailadressen, verweisen, sollte das im Link oder dem unmittelbar umgebenden Text erwähnt werden. Prüfen Sie daher, ob Links auf nicht-html-Angebote verweisen und darauf hingewiesen wird. Das kann in der Bezeichnung des Linktextes erfolgen oder auch mit visuellen Mitteln (zum Beispiel PDF-Symbol oder einer Überschrift).

Der Linktext sollte dabei kurz und aussagekräftig sein.

12 Inhaltsverzeichnis

(entspricht BITV-Anforderung 2.4.5 Alternative Zugangswege)

12a Inhaltsverzeichnis

Prüfen Sie, ob in Dokumenten mit mindestens 10 Seiten Fließtext ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, da Inhaltsverzeichnisse für blinde und sehbehinderte Menschen eine wichtige Unterstützungsmethode bei der Navigation darstellen. Der Wert von 10 Seiten ist als Richtwert zu verstehen.

Prüfen Sie außerdem, ob das Inhaltsverzeichnis aktuell ist, also alle Überschriften vollständig sind und auf die korrekte Seitenzahl verweisen.

13 Beschreibungen

(entspricht BITV-Anforderung 2.4.6 Beschreibungen)

13a Aussagekräftige Überschriften und Beschriftungen

Prüfen Sie, ob Überschriften und Beschriftungen in Formularen klar und aussagekräftig sind.

Erläuterung: Besonders für blinde Menschen stellen Überschriften eine der wichtigsten Navigationsarten in PowerPoint-Präsentationen dar, um sich zu orientieren und effizient zu navigieren.

14 Sprache

(entspricht BITV-Anforderung 3.1.1 Sprache)

14a Hauptsprache angegeben

Ist für die Präsentation die korrekte Sprache eingestellt?

Prüfen Sie dazu, ob unter Datei > Optionen > PowerPoint-Optionen > Sprache im Dialogfeld Office-Spracheinstellungen festlegen im Bereich Bearbeitungssprachen auswählen die korrekte Dokumentsprache (Standard-Sprache) hervorgehoben wird.

Screenshot Dialog PowerPoint-Optionen, unter Sprache im Bereich Bearbeitungssprache ist Deutsch ausgewählt

Screenshot Datei, Optionen

15 Sprache einzelner Abschnitte

(entspricht BITV-Anforderung 3.1.2 Sprache einzelner Abschnitte)

15a Anderssprachige Wörter und Abschnitte ausgezeichnet

Wurden Wörter oder Abschnitte in abweichenden Sprachen entsprechend ausgezeichnet?

Prüfen Sie dazu, ob beim Markieren eines Wortes oder Abschnittes in einer anderen Sprache in der Statusleiste am unteren Rand von Microsoft PowerPoint die korrekte Sprache erkannt wird.

Screenshot Statusleiste, ausgewählte Sprache Englisch (Großbritannien)

16 Leerzeichen und Leerzeilen

(entspricht BITV-Anforderung 3.2.3 Konsistente Navigation)

16a Überflüssige Leerzeichen und Leerzeilen

Wurden überflüssige Leerzeilen und Leerzeichen im Dokument, die den Lesefluss deutlich stören, vermieden?

Prüfen Sie, ob bei Seitenumbrüchen die Funktion Seitenumbruch verwendet wurde, statt mehrzeiliger Zeilenumbrüche. Blenden Sie dazu die Absatzmarken (unter Start im Bereich Absatz) ein.

Screenshot eingeblendete Absatzmarken und Seitenumbruch

Prüfen Sie außerdem, ob Leerzeichen nicht nicht großer Anzahl verwendet wurden, um Abstände zu erzeugen. Leerräume zwischen Textelementen, wie Absätzen und Überschriften, sollten über die betreffenden Formatvorlagen angepasst werden.

Hierbei soll es nicht um Einzelfälle gehen.  Doch für blinde Leser*innen kann es den Lesefluss erheblich stören, wenn Screenreader eine endlose Abfolge von Zeilenumbrüchen vorlesen. Außerdem wird dadurch schwerer erkennbar, ob noch Inhalte folgen.

17 Beschriftungen

(entspricht BITV-Anforderung 3.1.2 Sprache einzelner Abschnitte)

17a Beschriftungen von Formularelementen

Prüfen Sie ob alle Formularelemente Beschriftungen haben.

Die Beschriftung von Formularelementen soll vor (das heißt links neben oder über) dem zugehörigen Eingabefeld angeordnet werden. Nur die Beschriftung von Checkboxes und Radiobuttons kann (und sollte normalerweise) rechts neben dem zugehörigen Eingabefeld angeordnet werden.

17b Zugängliche Anweisungen

Befinden sich Anweisungen und Informationen zum Ausfüllen von Formularfeldern (zusätzlich) im Hilfetext eines Formularfeldes?

Da assistive Technologien bei eingeschaltetem Formularschutz ausschließlich Formularfelder vorlesen, müssen sich alle Anweisungen, Erläuterungen und Einschränkungen (beispielsweise erwartete Eingabeformate) zum Ausfüllen von Formularfeldern auch im Hilfetext eines Formularfeldes befinden.

Um den Hilfetext eines Formularfeldes aufzurufen, wählen Sie im Kontextmenü des Formularfeldes (Klick mit der rechten Maustaste auf ein Formularfeld) die Funktion Eigenschaften aus. Im sich öffnenden Dialog Optionen für …-Formularfelder (je nach Formularfeldtyp) die Funktion Hilfetext hinzufügen… auswählen. Unter dem Reiter Statusbar sollte hier die Option Benutzerdefiniert ausgewählt und in der zugehörigen Textbox alle relevanten Anweisungen eingetragen sein.

Screenshot Kontextmenü eines Formularfeldes, Option Eigenschaften

Screenshot Optionen für Formularfelder, Hilfetext hinzufügen

Screenshot Dialog Formularfeld-Hilfetext, Auswahl benutzerdefiniert

18 Kompatible Elemente

(entspricht BITV-Anforderung 3.2.3 Konsistente Navigation)

18a Dateiformat

Wurde das Dokument im Dateiformat docx oder doc abgespeichert?

Dadurch werden möglichst vielen assistiven Technologien enthaltene Einstellungen zugänglich gemacht.

Die Verwendung von Makros kann die Barrierefreiheit beeinträchtigen.

18b Formulare aus Vorversionen

Wurden ausschließlich Formularelemente über die Funktion Formulare aus Vorversionen erstellt (keine ActiveX-Steuerelemente oder Inhaltssteuerelemente)?

Bei Formularelementen aus Vorversionen handelt es sich um die Formularelemente 

  • Textfeld (Formularsteuerelement), 
  • Kontrollkästchen (Formularsteuerelement) und 
  • Kombinationsfeld (Formularsteuerelement).

Wählen Sie bei deaktiviertem Formularschutz im Kontextmenü der Formularfelder (Rechtsklick auf ein Formularelement) die Funktion Eigenschaften und prüfen Sie, ob Sie den Dialog Optionen für …-Formularfelder angezeigt bekommen. Wenn das der Fall ist, handelt es sich um barrierefreie Formularfelder.

Screenshot Dialog Optionen für Kontrollkästchen-Formularfelder