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Prüfanleitung für barrierefreie PowerPoint-Dokumente

Alle Informationen und Bestandteile des Word Dokuments müssen den Benutzern so präsentiert werden, dass diese sie wahrnehmen können.

Textalternativen

Zeitbasierte Medien

Anpassbar

Unterscheidbar


Website: iBoB Leitfaden zur Barrierefreiheit
Kurs: Checklisten für barrierefreie Dokumente
Buch: Prüfanleitung für barrierefreie PowerPoint-Dokumente
Gedruckt von: Guest user
Datum: Dienstag, 28. Juni 2022, 17:55

Bitte beachten Sie, dass sich diese Checkliste und Prüfanleitungen auf Dokumente im ppt bzw. pptx-Format beziehen. Wurde eine PowerPoint-Präsentation als PDF umgewandelt, dann gelten Checkliste und Prüfanleitungen für PDF-Dokumente. Doch auch in diesem Fall ist es absolut zu empfehlen das Quelldokument barrierefrei zu erstellen, um den Korrekturaufwand im PDF zu minimieren.

Im Folgenden finden Sie die konkreten Prüfanleitungen zu allen 22 Anforderungen der Checkliste für barrierefreie PowerPoint-Dokumente.

1 Nicht-Text-Inhalt

2 Aufgezeichnete Audio- und Video-Dateien

3 Erweiterte Untertitel (Captions)

4 Audio-Deskription oder Volltext-Alternative

5 Info und Beziehungen

6 Aussagekräftige Reihenfolge

7 Sensorische Merkmale

8 Farbe

9 Audio-Kontrolle

10 Kontrast

11 Schriftgrafiken

12 Nicht-Text Kontraste

13 Tastaturbedienbarkeit

14 Dreimaliges Aufblitzen - Unterschreiten der Schwellenwerte

15 Dokument mit Titeln versehen

16 Zweck eines Links (im Kontext)

17 Beschreibungen

18 Sprache

19 Sprache einzelner Abschnitte

1 Nicht-Text-Inhalt

(entspricht BITV-Anforderung 1.1.1 Nicht-Text-Inhalte)

1a Alternativtexte für Grafiken und Objekte

Prüfung auf Vorhandensein von Alternativtexten und Bildbeschreibungen

Öffnen Sie die Funktion "Barrierefreiheitsprüfung" im Reiter „Überprüfen“.

Wenn Sie eine ältere Version von PowerPoint als 2013 haben und die Schaltfläche Barrierefreiheitsprüfung auf der Registerkarte Überprüfen im Menüband nicht angezeigt wird, führen Sie die folgenden Schritte zum Öffnen der Barrierefreiheitsprüfung aus.

  1. Klicken Sie auf Datei > Informationen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen und wählen Sie die Funktion Barrierefreiheit prüfen.
  3. Die Barrierefreiheitsprüfung wird Ihnen anschließend als Sidebar am linken Rand angezeigt.

Hinweis: Die Funktion "Barrierefreiheitsprüfung" können Sie nur bei Dokumenten im pptx-Format nutzen. Handelt es sich um ein Dokument mit dem Dateiformat .ppt, dann speichern Sie das Dokument zuvor einfach als pptx.

Prüfen Sie nun, ob bei den Prüfungsergebnissen der Fehler „fehlender Alternativtext“ angezeigt wird. Alle relevanten Grafiken und anderen informativen grafischen Objekte, wie ClipArt-Objekte, SmartArt-Objekte, Formen, Gruppen, eingebettete Objekte und Freihand, die hier aufgelistet werden, benötigen einen Alternativtext. Dabei müssen Sie nur die Grafiken und Objekte berücksichtigen, die relevante Informationen beinhalten. Grafiken, die nur zur Dekoration dienen oder die Inhalte bereits vollständig im Text genannt sind, können Sie ignorieren.

Handelt es sich um mehrteilige Grafiken, SmartArt-Objekte oder Formen, dann finden Sie im Abschnitt "Mehrteilige Grafiken" weitere Informationen.

Screenshot Barrierefreiheitsprüfung fehlender Alternativtext

Prüfen Sie außerdem, ob im Bereich "Warnungen" die Meldung Objekte nicht „In Zeile“ genannt wird. Berücksichtigen müssen Sie auch hier nur Objekte, die relevante Informationen beinhalten. 

Screenshot Barrierefreiheitsprüfung Objekte nicht in Zeile

Hinweis: Alternativ können Sie das Vorhandensein der Alternativtexte auch händisch prüfen. Gehen Sie dazu wie im folgenden Abschnitt „Prüfung auf Angemessenheit einer Textalternative“ vor.

Prüfung auf Angemessenheit einer Textalternative

Öffnen Sie den Alternativtext aller relevanten Grafiken und Objekte. Der Alternativtext befindet sich im Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste auf ein Bild) unter Grafik formatieren… > Alternativtext im Textfeld Beschreibung.

Prüfen Sie, ob der Text alle wichtigen Informationen der Grafik enthält.

Generell gilt: Alternativtexte sollen kurz sein. Komplexere Grafiken benötigen einen kurzen Alternativtext und den Hinweis, wo die ausführliche Beschreibung zu finden ist (zum Beispiel: "Bildbeschreibung auf Folie 35"). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "1.1.1b Zusätzliche Beschreibungen für komplexe informative Grafiken".

Mehrteilige Objekte

Gibt es grafischen Objekte, die aus verschiedenen Teilen bestehen?

Prüfen Sie zuerst, ob das mehrteilige Objekt gruppiert ist, indem Sie es anklicken. Wird ein Begrenzungsrahmen mit Anfasspunkten um das gesamte Objekt (statt um ein einzelnes Elemente) angezeigt, sind die Elemente zu einem Objekt gruppiert.

Die Grafik im folgenden Beispiel besteht aus fünf gruppierten Teilen und zeigt den Begrenzungsrahmen um die gesamte Grafik, statt für die einzelnen Elemente. 


Screenshot mehrteilige gruppierte Grafik

Falls es sich bei den mehrteiligen Objekten um SmartArt-Grafiken handelt, werden in der Menüleiste die SmartArt-Tools eingeblendet. In diesem Fall sind bereits alle Einzelobjekte gruppiert (es sei denn es wurden zusätzliche Elemente manuell eingefügt).

Screenshot SmartArt-Tools

1b Zusätzliche Beschreibungen für komplexe informative Grafiken

...

1c Leere alt-Attribute für Layoutgrafiken

Ist der Alternativtext aller dekorativen Grafiken leer?

Den Alternativtext einer Grafik überprüfen Sie im Kontextmenü der Grafik (Klick mit der rechten Maustaste auf ein Bild) unter Grafik formatieren… > Alternativtext im Textfeld Beschreibung.

Screenshot: Dialog Grafik formatieren, Alternativtext, Beschreibung leer

2 Aufgezeichnete Audio- und Video-Dateien

(entspricht BITV-Anforderung 1.2.1 Aufgezeichnete Audio- und Video-Dateien)

2a Alternativen für Audiodateien und stumme Videos

Falls das PowerPoint-Dokument Audio oder Video enthält, werden gleichwertige Medienalternativen benötigt. Prüfen Sie daher, ob Audiodateien durch ein Transkript und stumme Videos durch eine Medienalternative ergänzt werden.

Da Audiodateien für hörbehinderte Nutzer nicht oder nur eingeschränkt wahrnehmbar sind, eignet sich als Alternative eine Transkription, die die Inhalte des Audios schriftlich wiedergeben.

Stumme Videos stellen wiederum für Blinde und viele sehbehinderte Nutzer ein Problem dar ohne sind schlichtweg überhaupt nicht zugänglich. Eine zusätzliche Medienalternative in Form eines Textes (oder einer Audiodatei) ist notwendig, die alle relevanten visuellen Infos des Videos wiedergibt. Auch hier gilt: Beschränken Sie sich beim Beschreiben nur auf das Wesentliche.

3 Erweiterte Untertitel (Captions)

(entspricht BITV-Anforderung 1.2.2 Erweiterte Untertitel)

3a aufgezeichnete Videos mit Untertiteln

Dieser Prüfpunkt betrifft Videos mit Tonspur. Prüfen Sie, ob alle Videos mit Tonspur, die wichtige Informationen im Ton enthalten, untertitelt sind.

In der Regel sind Filme ohne den Ton nicht zu verstehen. Damit Menschen mit einer Hörbehinderung diese Informationen ebenfalls wahrnehmen können, muss der Inhalt der Tonspur durch Untertitel bereitgestellt werden.

4 Audio-Deskription oder Volltext-Alternative

(entspricht BITV-Anforderung 1.2.3 Audio-Deskription oder Volltext-Alternative)

4a Audiodeskription oder Volltext-Alternative für Videos

Wenn die Präsentation Videos mit wichtigen visuellen Inhalten enthält, benötigt das Video eine Audiodeskription oder Volltext-Alternative. Prüfen Sie daher, ob für diese Videos eine Audiodeskription oder Volltext-Alternative vorhanden ist.

Wichtig sind nur Informationen, die für das Verständnis wesentlich sind und nicht durch das Audio vermittelt werden. Einen Nachrichtensprecher muss man beispielsweise nicht unbedingt sehen. Zeigt ein Sprecher auf Dinge, ohne dass aus dem Gesagten hervorgeht, worauf er zeigt, kann es sich um relevante Informationen handeln.

Videos brauchen keine Audiodeskription, wenn visuelle Inhalte nicht in Worte gefasst werden können. Der Prüfschritt kann dann ignoriert werden.

Gebärdensprachevideos brauchen keine Audiodeskription.

5 Informationen und Beziehungen

(entspricht BITV-Anforderung 1.3.1 Informationen und Beziehungen)

5a Folientitel in einem Folientitelplatzhalter

Besitzt jede Folie einen Folientitel?

Prüfen Sie dazu, ob in der Gliederungsansicht für jede Folie neben dem Foliensymbol ein Folientitel angezeigt wird. Die Gliederungsansicht kann in der Normalansicht (Ansicht > Normal) am linken Rand unter dem Reiter Gliederung angezeigt werden.

Screenshot Gliederungsansicht

Erläuterung: Nur wenn jede Folie einen Folientitel besitzt, wird Nutzern eine vollständige Inhaltsübersicht der Präsentation angezeigt. Außerdem navigieren vor allem blinde Nutzer mithilfe der Folientitel durch eine Präsentation.

Eindeutige Folientitel

Werden in der Gliederungsansicht für alle Folien individuelle Folientitel angezeigt? Sind also keine Titel identisch?

Die Gliederungsansicht kann in der Normalansicht (Ansicht > Normal) am linken Rand unter dem Reiter Gliederung angezeigt werden.

5b Listen

Wurden alle Listen mit den Listenfunktionen erstellt?

Prüfen Sie dazu, ob bei Auswahl einer Liste unter Start > Absatz eine der integrierten Listenfunktionen Aufzählungszeichen, Nummerierung oder Liste mit mehreren Ebenen hervorgehoben wird.

Screenshot Listenfunktionen im Menü

5c Inhalte in Textboxen

Prüfen Sie, ob sich alle Texte in Textboxen befinden.

5d Tabellen

Wurden alle Datentabellen mit den Tabellenfunktionen erstellt?

Prüfen Sie dazu, ob das Menü Tabellentools am Ende der Menüleiste erscheint, wenn die Schreibmarke sich in einer Datentabelle befindet oder diese markiert ist.

Screenshot Tabellentools

5e Spaltenüberschriften in Tabellen

Wurden alle Überschriften in Datentabellen als solche ausgezeichnet?

Prüfen Siem ob beim Klick in eine Tabelle unter Tabellentools > Entwurf das Feld Überschrift aktiviert ist.Screenshot: Tabellentools, aktiviertes Optionsfeld "Überschrift"

Wenn es sich um Kopfspalten handelt und das Dokument in die Formate PDF oder HTML konvertiert werden, müssen die Tags der Tabellenzellen nach der Konvertierung von <TD> in <TH> geändert werden.

Das barrierefreie Auszeichnen von Überschriften funktioniert in Microsoft PowerPoint nur für einfacher Tabellen mit Spaltenüberschriften. Tabellen mit Zeilenüberschriften oder kombinierten Spalten- und Zeilenüberschriften können im PowerPoint-Format nicht barrierefrei umgesetzt werden.

5f keine komplexen Tabellen

1. Verschachtelte Tabellen

Enthält das Dokument keine verschachtelten Datentabellen? 

Screenreader können bei verschachtelten Tabellen eine falsche Anzahl der Tabellenzellen ermitteln und stellen auf diese Weise keine hilfreichen Informationen zur Tabelle bereit. Für blinde Menschen können solche Tabellen schwer bzw. nicht lesbar sein.

Wenn möglich, sollten verschachtelte Tabellen auf mehrere einfache Tabellen verteilt werden, um die Lesbarkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten.

2. Überschriftenebenen

Enthält das Dokument Tabellen mit lediglich einer Ebene von Spaltenüberschriften?

Das Auszeichnen von Überschriften funktioniert in Microsoft Word nur für Zeilen einfacher Tabellen.

Tipp: Tabellen können mehrere Überschriftenebenen besitzen, wenn das Dokument in PDF oder HTML umgewandelt wird und die Auszeichnung nach der Konvertierung mithilfe des scope-Attributs vorgenommen wird.

3. Verbundene oder geteilte Zellen

Enthält die Präsentation keine verbundenen oder geteilten Zellen in Datentabellen?

Screenreader können bei verbunden oder geteilten Zellen eine falsche Anzahl der Tabellenzellen ermitteln und stellen auf diese Weise keine hilfreichen Informationen zur Tabelle bereit. V.a. bei verbundenen Zellen stellt das Ermitteln der korrekten Spaltenüberschrift ein Problem dar. Für blinde Menschen können solche Tabellen schwer bzw. nicht lesbar sein.

Wenn möglich, sollten komplexe Tabellen auf mehrere einfache Tabellen verteilt werden, um die Lesbarkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten.

Ausnahme 1: Verbundene Zellen werden in Ergebniszeilen toleriert.

Tipp: Wenn das Dokument ein Quelldokument ist und verbundene Zellen auch in Tabellentiteln eingesetzt werden, die Teil einer Tabelle sind, müssen sie im Zieldokument als Überschrift ausgezeichnet werden.

6 Aussagekräftige Reihenfolge

(entspricht BITV-Anforderung 1.3.2 Aussagekräftige Reihenfolge)

6a Sinnvolle Reihenfolge

Stimmt die Lesereihenfolge im Aufgabenbereich Auswahl und Sichtbarkeit mit der visuellen Lesereihenfolge überein?

Öffnen Sie dazu den Aufgabenbereich Auswahl und Sichtbarkeit über Start > Markieren (im Bereich Bearbeiten) > Auswahlbereich….

Kontrollieren Sie die Lesereihenfolge der einzelnen Elemente, indem Sie die Elementliste einer Folie von unten beginnend Schritt für Schritt auswählen. Beachten Sie, dass das unterste Element zuerst vorgelesen wird und das oberste Element zuletzt! Wenn Die Reihenfolge stimmt, erscheint die Liste also rückwärts. Der Folientitel sollte daher immer das unterste Element sein, um zuerst vorgelesen zu werden.

Screenshot: Lesereihenfolge in der Infobox "Auswahl und Sichtbarkeit"

Im dargestellten Beispiel wird zuerst der Inhalt in „Titel 1“, gefolgt von „Inhaltsplatzhalter 2“, usw. vorgelesen. Als letztes wird der Inhalt „Foliennummernplatzhalter 12“ genannt, da er ganz oben steht.

7 Sensorische Merkmale

(entspricht BITV-Anforderung 1.3.3 Sensorische Merkmale)

7a Ohne Bezug auf sensorische Merkmale nutzbar

Beruhen Angaben in Anweisungen (z.B. Aufgabenstellungen) nicht ausschließlich auf sensorischen Merkmalen, wie Größe, Form oder Farbe, sondern werden auch auf andere Weise deutlich gemacht?

Erläuterung: Eine Person, die nichts oder nur eingeschränkt sehen kann oder Probleme mit dem Farbsehen hat, muss ebenfalls in der Lage sein die Anweisung und ihren Bezug zu verstehen.

8 Farbe

(entspricht BITV-Anforderung 1.4.1 Farbe)

8a Ohne Farbe nutzbar

Wurde zur Vermittlung von Informationen nicht ausschließlich Farbe verwendet?

Prüfen Sie, ob Informationen, die über Farbe vermittelt werden auch ohne Wahrnehmung der Farbe verfügbar sind (z.B. farbiger Text, der auch fett geschrieben oder eingerückt ist).

9 Audio-Kontrolle

(entspricht BITV-Anforderung 1.4.2 Audio-Kontrolle)

9a Ton abschaltbar

Enthält eine Seite Tonelemente, die automatisch abgespielt werden? Prüfen Sie, ob diese Töne nicht länger als drei Sekunden dauern, sich abschalten lassen, oder unabhängig von der Systemlautstärke herunter geregelt werden können.

10 Kontrast

(entspricht BITV-Anforderung 1.4.3 Kontrast)

10a Kontraste von Texten ausreichend

Beträgt das Kontrastverhältnis von Schrift und Hintergrund mindestens 4,5:1?

Ein kostenloses Tool zur Prüfung dieser Anforderung ist der Color Contrast Analyzer.

Öffnen Sie das Tool und wählen Sie mit der Pipette jeweils die Schrift und den Hintergrund aus. Im Haupttextfeld wird Ihnen daraufhin angezeigt, ob der Farbkontrast ausreichend ist.

Screenshot Color Contrast Analyzer, Farbe für Vorder- und Hintergrund wählen, Kontrastverhältnis ablesen

11 Schriftgrafiken

(entspricht BITV-Anforderung 1.4.5 Schriftgrafiken)

11a Verzicht auf Schriftgrafiken

Prüfen Sie, ob  für die Darstellung von Schriften keine Grafiken verwendet wurden. Logos sind hiervon ausgenommen.

Schriftgrafiken, die zum Beispiel als JPEG, PNG, oder GIF eingebunden wurden, können von sehbehinderten Nutzern nicht oder nur eingeschränkt an ihre Benutzeranforderungen angepasst werden. Seheingeschränkte Menschen nutzen häufig bestimmte Farbkombinationen für Schrift (zum Beispiel gelbe Schrift auf blauem Hintergrund). Das ist bei Schriftgrafiken nicht möglich. 

Außerdem sind viele Nutzer auf eine starke Vergrößerung der Schrift angewiesen. Eine individuelle Anpassung der Schriftgröße wirkt allerdings nicht auf grafische Schriften. Und bei Zoomvergrößerung werden die Schriftkanten unscharf.

12 Nicht-Text Kontraste

(entspricht BITV-Anforderung 1.4.11 Nicht-Text Kontrast)

12a  Kontraste von Grafiken und Bedienelementen ausreichend

Dieser Prüfschritt bezieht sich nur auf Grafiken und Bedienelemente innerhalb der Folien und nicht auf Elemente von Microsoft PowerPoint. 

Wichtige Grafiken und grafische Bedienelemente, wie Buttons zum Abspielen von Audio oder Video, benötigen einen Kontrast zu angrenzenden Farben von mindestens 3:1. Wird die Grafik zusätzlich zu einem Text eingesetzt (beispielsweise ein Pfeil-Icon neben dem Text "Studienergebnisse"), muss die Konstrastanforderung nicht erfüllt werden.

Handelt es sich um ein einfarbiges Icon, ist einfach der Kontrast zwischen dem Icon und der Hintergrundfarbe zu messen. Bei mehrfarbigen Elementen ist der Teil der Grafik entscheidend, über die das Element ausreichend identifiziert werden kann. Es müssen also nicht alle Bereiche einer Grafik das Kontrastverhältnis erfüllen.

13 Tastaturbedienbarkeit

(entspricht BITV-Anforderung 2.1.1 Tastaturbedienbarkeit)

13a Ohne Maus benutzbar

Sind alle Funktionalitäten des Inhalts, auch mit der Tastatur erreichbar?

In der Regel betrifft das in PowerPoint-Dokumenten vor allem Bedienelemente in Videos und Audios. Klicken Sie mit der Maustaste in das Dokument und nutzen Sie lediglich die Tabulatortaste (und Umschalttaste + Tabulatortaste für zurück), um sich durch die Inhaltselemente zu bewegen. Testen Sie, ob Sie dabei alle Steuerelemente erreichen und mit der Entertaste aktivieren können.

Wenn Sie gängige Video- und Audioplayer verwenden, ist auch eine Internetrecherche sinnvoll, ob das jeweilige Tool barrierefrei bedienbar ist.

14 Dreimaliges Aufblitzen - Unterschreiten der Schwellenwerte

(entspricht BITV-Anforderung 2.3.1 Dreimaliges Aufblitzen)

14a Verzicht auf Flackern

Enthält die Präsentation keine hochfrequent blitzenden Elemente und animierten Texte, die Anfälle auslösen könnten?

In der Präsentation befinden sich weder Text, noch andere Elemente, die innerhalb einer Sekunde mehr als 3 Mal blinken bzw. blitzen. Blitzende Objekte können bei Menschen mit Reflexepilepsie Anfälle hervorrufen.


15 Dokumententitel

(entspricht BITV-Anforderung 2.4.2 Webseiten-Titel)

15a Sinnvoller Dokumententitel

Besitzt die Präsentation einen Dokumententitel?

Prüfen Sie, ob unter Datei > Informationen auf der rechten Seite unter Eigenschaften im Textfeld Titel ein aussagekräftiger Dokumentname eingetragen ist.

Tipp: Hat die Präsentation einen Dokumententitel, erscheint diese Informationen auch nach einer Konvertierung in das PDF-Format als Fenstertitel. Menschen, die auf eine Sprachausgabe angewiesen sind, bekommen den Fenstertitel vorgelesen.

Screenshot Datei, Informationen, Eigenschaften, aussagekräftiger Dokumententitel

16 Zweck eines Links (im Kontext)

(entspricht BITV-Anforderung 2.4.4 Zweck eines Links)

16a Aussagekräftige Linktexte

  1. Wird im Linktext oder im umliegenden Text des Links das Ziel oder die Aktion des Links beschrieben?

    Falls der Linktext selbst nicht aussagekräftig ist, soll das Linkziel zumindest aus dem umgebenden Text hervorgehen.

  2. Sind alle Links eindeutig bezeichnet?
  3. Links auf andere Dateiformate

    Wenn Links auf andere Dateiformate, wie PDFs oder E-Mailadressen, verweisen, sollte das im Link oder dem unmittelbar umgebenden Text erwähnt werden. Prüfen Sie daher, ob Links auf nicht-html-Angebote verweisen und darauf hingewiesen wird. Das kann in der Bezeichnung des Linktextes erfolgen oder auch mit visuellen Mitteln (zum Beispiel PDF-Symbol oder einer Überschrift).

Der Linktext sollte dabei kurz und aussagekräftig sein.

17 Beschreibungen

(entspricht BITV-Anforderung 2.4.6 Beschreibungen)

17a Aussagekräftige Überschriften

Haben alle Folientitel aussagekräftige Bezeichnungen?

Erläuterung: Besonders für blinde Menschen stellen Folientitel eine der wichtigsten Navigationsarten in PowerPoint-Präsentationen dar, um sich zu orientieren.

18 Sprache

(entspricht BITV-Anforderung 3.1.1 Sprache)

18a Hauptsprache angegeben

Ist für die Präsentation die korrekte Sprache eingestellt?

Prüfen Sie dazu, ob unter Datei > Optionen > PowerPoint-Optionen > Sprache im Dialogfeld Office-Spracheinstellungen festlegen im Bereich Bearbeitungssprachen auswählen die korrekte Dokumentsprache (Standard-Sprache) hervorgehoben wird.

Screenshot Datei, Optionen

Screenshot Dialog PowerPoint-Optionen, unter Sprache im Bereich Bearbeitungssprache ist Deutsch ausgewählt

19 Sprache einzelner Abschnitte

(entspricht BITV-Anforderung 3.1.2 Sprache einzelner Abschnitte)

19a Anderssprachige Wörter und Abschnitte ausgezeichnet

Wurden Wörter oder Abschnitte in abweichenden Sprachen entsprechend ausgezeichnet?

Prüfen Sie dazu, ob beim Markieren eines Wortes oder Abschnittes in einer anderen Sprache in der Statusleiste am unteren Rand von Microsoft PowerPoint die korrekte Sprache erkannt wird.

Screenshot Statusleiste, ausgewählte Sprache Englisch (Großbritannien)