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PDF auf Knopfdruck

1. Barrierefreiheitsprüfung mit Office

Sie haben Ihr Dokument einfach aufgebaut und mit Hilfe von Folienlayouts strukturiert? Haben Sie Bilder mit Alternativtexten versehen und Ihre Links und Verweise auf Aktualität geprüft? Hat Ihr Dokument einen Titel? Dann sind Sie dem Erstellen Ihres zugänglichen PDF Dokumentes tatsächlich näher gekommen. Nun müssen Sie nur noch Ihr Dokument als PDF exportieren.

Natürlich haben Sie weit mehr Möglichkeiten PDFs zu erzeugen, denn es gibt zahlreiche Programme und Erweiterungen zur Konvertierung. Nicht alle dieser Programme erhalten jedoch die logische Struktur Ihres Dokumentes. Die hier empfohlene Möglichkeit übernimmt einen Großteil der Vorbereitungen korrekt.

Es wird davon abgeraten einen PDF-Drucker zu benutzen, da diese meist die logische Struktur verwerfen und nicht mitexportieren.

Bevor Sie ein Office Dokument nach PDF exportieren und danach aufwendige Verbesserungen am PDF durchführen müssen, lohnt es sich vor dem Exportieren eine Office-interne Prüfung auf Barrierefreiheitsprobleme durchführen zu lassen.

Hinweis: Mit den hier beschriebenen Maßnahmen erstellen Sie ein zugängliches PowerPoint-Dokument. In Office behobene Probleme bedeuten jedoch nicht, dass im exportierten PDF keine Probleme mehr zu finden sind. Ebenso können bereits behobenen Probleme erneut im exportierten PDF auftauchen.

Seit Office 2010 ist eine integrierte Überprüfung auf Barrierefreiheit in allen Office Anwendung verfügbar.

Schaltfläche Datei > Informationen > Schaltfläche Auf Probleme Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen

Screenshot des Dialogs „Informationen“ der Anwendung PowerPoint. Am linken Rand befindet sich eine vertikale Liste mit Menüeinträgen. Der oberste Eintrag „Informationen“ ist aktiviert. Neben verschieden Schaltflächen für Aktionen auf dem Dokument im mittleren Drittel des Anwendungsfensters, sind im rechten Drittel verschiedene Metainformationen wie Titel, Autoren etc. aufgelistet.

Daraufhin öffnet sich am rechten Rand der Aufgabenbereich Barrierefreiheitsprüfung. Im oberen Teil des Aufgabenbereichs ist eine Liste von Fehlern, welche nach Typ gruppiert sind, und weiteren Tipps platziert. Das Klicken auf einen Fehler oder Tipp selektiert das betroffene Element sofort, sodass es nicht erst gesucht werden muss.

Unter der Liste findet sich ein Bereich, der genauere Informationen zum selektierten Fehler gibt. Hier finden sich auch Begründungen für die Notwendigkeit und Hinweise wie man den Fehler beheben kann.

Screenshot des rechten Bereichs des Anwendungsfensters von PowerPoint. Von links ist im Bearbeitungsbereich eine Folie angedeutet, auf der sich ein Balkendiagramm als Inhalt befindet, dieses ist zur Bearbeitung markiert.  Der Aufgabenbereich „Barrierefreiheitsprüfung“, der sich vom rechten Rand öffnet, ist in drei Teile unterteilt. Im oberen Bereich befindet sich unter der Überschrift „Prüfergebnisse“ eine Auflistung von „Fehler“(n) und „Tipp“(s). In diesen werden Fehler und hilfreiche Tipps thematisch zusammengefasst. Im hiergezeigten Beispiel ist unter „FEHLER“ die Gruppe „Fehlender Alternativtext“ aufgeklappt. Der zweite Eintrag von oben „Inhaltsplatzhalter 10 (Folie 7)“ ist angewählt und farblich hervorgehoben. Unter der Liste ist ein zweiter Bereich „Weitere Informationen“, in dem nähere Hinweise zum angewählten Fehler bereitgestellt werden. In hier gezeigten Beispiel ist unvollständig zu lesen „Gründe für die Behebung: Alternativtexte unterstützen Benutzer beim Verstehen von Informationen, die in Bildern und anderen Objekten bereitgestellt werden. […] “. Darunter findet sich der Hinweis „Wählen Sie alle oben aufgeführten Probleme aus, und beheben Sie sie, damit Personen mit Behinderungen auf Ihr Dokument zugreifen können.“ Gefolgt von einem Link zu weiteren Informationen.

Im hier gezeigten Beispiel wird angemerkt, dass das in PowerPoint erstellte Diagramm keinen Alternativtext enthält.

Hinweis: In der Fehlerliste werden auch fehlende Alternativtexte für Kindelemente von Gruppen bemängelt. Diese können ignoriert werden soweit der umgebenden Gruppe ein Alternativtext vergeben wurde.