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Leitfaden

3. Präsentation erstellen

3.6. Tabellen

Soll das Dokument Tabellen enthalten, ist besonders darauf zu achten, dass diese logisch aufgebaut sind.

Was heißt logisch aufgebaute Tabellen?

Auch blinde Menschen können Tabellen lesen und verstehen. Im einfachsten Fall navigieren sie über die Tastatur von Zelle zu Zelle und lassen sich die Inhalte vorlesen. Dabei können sie erkennen, welche Zellen Überschriftenzeilen sind und somit verstehen, was die einzelnen Daten in den Zellen bedeuten - vorausgesetzt natürlich, die Tabelle verfügt über die notwendige Struktur und ist nicht ausschließlich visuell in Tabellenform gebracht worden. Wie eine einfache logisch aufgebaute Tabelle in PDF blinden Menschen repräsentiert wird, zeigt folgende Abbildung:

Aufbau einer Tabelle in PDF

Screenshot der Anwendung Acrobat Professionell. Links der Tag-Editor im Adobe Acrobat dargestellt. Die Tabelle wird mit <Table> eingeleitet. Zeilen werden mit <TR>, Spalten mit <TD> bzw. mit <TH> für Überschriften ausgezeichnet. Rechts ist die Tabelle selbst dargestellt.

In der Abbildung ist links der Tag-Editor von Adobe Acrobat Pro dargestellt. Die Tabelle wird mit <TABLE> eingeleitet. Zeilen werden mit <TR>, Spalten mit <TD> bzw. mit >TH> für Überschriften ausgezeichnet. Rechts ist die Tabelle selbst dargestellt.

Auf Pseudotabellen, welche über Tabulatoren und Leerzeichen simuliert werden, sollte also gänzlich verzichtet werden. Auch das Importieren von Tabellen aus anderen Anwendungen kann problematisch sein, da diese in PowerPoint oft als Abbildungen dargestellt werden, sodass die Einzeldaten nicht mehr erkennbar sind.

Tabellen erstellen

Es gibt mehrere Wege Tabellen einzufügen:

  1. Nutzen Sie das Tabelle einfügen Symbol im Platzhalter für den Folieninhalt und stellen Sie im Dialog Tabelle einfügen die gewünschte Anzahl Spalten und Zeilen ein.
    Screenshot eines Ausschnittes aus PowerPoint. Zu sehen ist ein leerer Inhaltsplatzhalter einer Folie. Die Schaltfläche „Tabelle einfügen“ darin ist optisch hervorgehoben (höhere Opazität). Über dem Screenshot liegt das Dialogfenster „Tabelle einfügen“ mit Eingabefeldern für „Spaltenanzahl“ (Vorbelegung 5) und „Zeilenanzahl“ (Vorbelegung 2), sowie den Schaltflächen „Ok“ und „Abbrechen“.

  2. Das zu bevorzugende Vorgehen zum Erstellen von Tabellen in PowerPoint ist, das Tabellentool von MS Office zu benutzen. Klicken Sie in der Folie den Inhaltsplatzhalter an, in den die Tabelle eingefügt werden soll.

Registerkarte Einfügen > Bereich Tabellen > Tabelle > mit Maus die gewünschte Anzahl Spalten und Reihen vorwählen

Fährt man über die Matrix im Tabellentool, kann die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl dynamisch ausgewählt und mit einem Klick bestätigt werden.

Screenshot der oberen Hälfte des Anwendungsfensters von PowerPoint. Im Ribbon-Menü am oberen Rand ist der Reiter „Einfügen“ aktiv. Darin ist der Eintrag „Tabelle“ aktiviert, der daraufhin ein Untermenü öffnet. In diesen kann man mit der Maus in einer 10 mal 8 Felder großen Matrix eine Vorauswahl für eine Tabellengröße vorgeben. In diesem Beispiel ist eine 5 x 4 Tabelle markiert. Im unteren Bereich für die Folienbearbeitung ist einer Folie mit einer Tabelle mit 5 Spalten zu sehen.

Grundsätzlich unterstützt das Tool vier verschiedene Optionen, eine Tabelle einzufügen:

  • Tabelle einfügen über die Matrix
  • Tabelle einfügen über die Eingabe von Zeilen- und Spaltenanzahl sowie weiteren Optionen für die Breite der Tabelle
  • Tabelle zeichnen
  • Excel-Kalkulationstabelle

Bis auf Excel-Kalkulationstabellen gewährleisten all diese Optionen meist die korrekte Auszeichnung der Tabelle mit Zeilen und Spalten beim Konvertieren nach PDF. Vermeiden Sie allerdings Excel-Kalkulationstabellen. Diese werden von der hier vorgestellten Möglichkeit zur Konvertierung nicht unterstützt und erfordern anschließend ein manuelles Auszeichnen und Überarbeiten z.B. mit Acrobat.

Verbunde Zellen, egal ob Spalten oder Zeilen, können eingesetzt werden. Sie sind jedoch für einen blinden Leser nur sehr schwer verständlich. Auf sehr komplexe und/oder wechselnde verbundene Zellen oder verschachtelte Tabellen sollte verzichtet werden. Blinde Leser müssen sich solch komplexe Tabellen im Kopf wieder zusammensetzen und überblicken.

Tabellenformat

Unabhängig davon, welche Möglichkeit Sie zum Erstellen der Tabelle verwenden, können Sie anschließend eine Formatvorlage für Ihre Tabelle auswählen. Damit können Sie die Farbgebung und Darstellung der Tabelle beeinflussen. Wenn sich die Schreibmarke in der Tabelle befindet, können Sie die Registerkarte Entwurf auswählen, um die entsprechenden Tabellentools anzuzeigen:

Registerkarte Entwurf > Bereich Tabellenformatvorlagen

Screenshot der Tabellentools im Anwendungsfenster von PowerPoint. Im Ribbon-Menü am oberen Rand ist im Bereich „Tabellentools“ der Reiter „Entwurf“ aktiviert. Im Ribbon-Menü selbst ist der Bereich „Optionen für Tabellenformat“ zu sehen, in dem die Auswahlschalter für „Überschrift“ und „Verbundene Zellen“ aktiviert sind. Rechts daneben liegt der Bereich „Tabellenformatvorlagen“ in dem horizontal nebeneinander verschiedenen Farbstile für die gerade gewählte Tabelle zur Auswahl stehen. Auf der Folie selbst im mittleren Bereich des Anwendungsfensters ist eine Tabelle mit 5 Spalten und 4 Zeilen zu sehen. Die Oberste Zeile ist farblich deutlich in dunkelblau zu den anderen Zeilen darunter abgesetzt. Zudem sind die Zellentexte in Weiß und fett gedruckt, im Gegensatz zum Rest der Tabelle, wo die Texte in dunkelblau geschrieben sind. Die Zeilen 2 bis 4 alternieren in ihrer Hintergrundfarbe in zwei verschieden Blautönen.

Um die Bedürfnisse von Menschen mit einer Sehschwäche oder Farbfehlsichtigkeit zu berücksichtigen, sollten Sie bei Ihrer Wahl darauf achten, dass ausreichende Kontraste herrschen und die Informationen auch ohne Farbe wahrnehmbar sind.

Bei aktivierter Option Überschrift im Bereich Optionen für Tabellenformat des Reiters Entwurf (siehe gepunkteter Rahmen in der vorhergehenden Abbildung) wird die Kopfzeile zwar visuell von den anderen Zellen abgehoben dargestellt, es erfolgt allerdings keine strukturelle Auszeichnung der Tabellenüberschrift. Die Tabellenüberschrift wird damit nicht automatisch in das PDF übernommen. Dies sollte nachträglich im erzeugten PDF korrigiert werden (siehe Kursabschnitt Online Prüfung und Verbesserung mit PAVE).

Das Tabellentool von PowerPoint bietet zudem auch die Registerkarte Layout (die Tabelle muss dazu ausgewählt sein). Dort können weitere Einstellungen an der Darstellung der Tabelle vorgenommen werden, z.B. Ein-/Ausblenden von Gitternetzlinien, Einfügen von Zeilen/Spalten, Verbinden oder Teilen von Zellen usw.

Registerkarte Layout

Screenshot des Ribbon-Menüs „Tabellentools“ mit Reiter „Layout“.

Titel und Zusammenfassung

Tabellen sollten einen Titel und eine Zusammenfassung erhalten. Der Titel kann dem blinden Leser helfen eine Tabelle schnell zu identifizieren und deren Bedeutung einzuschätzen.

Eine Zusammenfassung ist vor allem bei komplexen und großen Tabellen wichtig. Auch dann, wenn visuelle Hervorhebungen innerhalb der Tabelle vorgenommen wurden, sollte eine Zusammenfassung erstellt werden. Leser, die keinen unmittelbaren Zugang zu den visuellen und räumlichen Strukturen der Tabelle haben, erschließen sich diese durch die Inhalte in den einzelnen Zellen, die sie sich dann selbständig zu einem Gesamtbild zusammensetzen müssen. Es ist leicht vorstellbar, dass dabei die gewünschte Aussagekraft der Tabelle verloren geht. Man sollte also in seiner Zusammenfassung auf den Zweck und insbesondere die zu zeigenden Merkmale ausdrücklich hinweisen. So kann der Leser explizit danach suchen und den Sinn Ihrer Inhalte besser nachvollziehen.

Sie können einen Titel und eine Zusammenfassung wie folgt für Tabellen hinterlegen:

Tabelle anklicken > rechte Maustaste > Kontextmenü-Eintrag Form formatieren > Aufgabenbereich Form formatieren > Formoptionen > Größe und Eigenschaften > Titel bzw. Alternativtext

Screenshot des rechten Bereichs des Anwendungsfensters von PowerPoint. Auf der Folie im Bearbeitungsbereich ist eine Tabelle mit 5 Spalten und 4 Zeilen zu sehen. Die Tabelle ist angewählt. Ein Kontextmenü öffnet sich über der Tabelle. Darin ist der unterste Eintrag „Form formatieren…“ farblich hervorgehoben und markiert. Vom rechten Rand her öffnet sich der Aufgabenbereich „Form formatieren“. Der Aufgabenbereich enthält zwei Sichten: „Formoptionen“ (aktiv) und „Textoptionen“. Darunter ist eine horizontale Liste von Icons für das Einstellen von speziellen, zusammengefassten Formeigenschaften (von links nach rechts): „Füllung und Linie“ [Icon = auskippender Farbeimer], „Effekte“ [Icon = Pentagon mit angedeuteter Spiegelung unten drunter], „Größe und Eigenschaften“ [Icon = dunkles Quadrat mit zwei gekreuzten beidseitigen Pfeilen in der Mitte sowie links und oben jeweils ein Streckensymbol für Breite bzw. Höhe] (aktiv). Darunter ist eine vertikale Auflistung von Gruppierungen, welche sich ein- bzw. ausklappen lassen (von oben nach unten): „Grösse“ (eingeklappt), „Position“ (eingeklappt), „Textfeld“ (eingeklappt), „Alternativtext“ (aufgeklappt). In der Gruppe „Alternativtext“ finden sich zwei Texteingabefelder für „Titel“ (Wert = „Beispieltabelle 1“) und „Beschreibung“ (Wert = „Diese Tabelle hat eine Kopfzeile und nur die Werte der vierten Spalte unterscheidet sich. Spalte fünf addiert die drei Spalten davor.“)

Hinweis: Leider wird der Titel für Tabellen noch nicht in PDF übernommen. Er muss somit ebenfalls nachträglich wieder im PDF manuell hinzugefügt werden.