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Einführung und Grundlagen

Website: iBoB Leitfaden zur Barrierefreiheit
Kurs: Barrierefreie Dokumente erstellen
Buch: Einführung und Grundlagen
Gedruckt von: Guest user
Datum: Freitag, 17. September 2021, 18:58

1. Einführung

Wie bei jedem Erlangen neuer Kenntnisse gehören auch in diese Anleitung ein paar grundlegende Aspekte zum Verständnis. Sie können diesen Abschnitt aber auch überspringen und direkt zum Leitfaden übergehen. Dieser ist durch Beispiele und Bilder bewusst anschaulich und einfach gehalten.

Willkommen im Kurs

Heutzutage ist der universelle und uneingeschränkte Zugang zu Dokumenten alltäglich geworden. Insbesondere PDF Dokumente haben den Charakter, schnell und einfach erzeugt werden zu können, bei jedem gleich auszusehen und überhaupt von jedem gelesen werden zu können. Ob zur Verteilung von Druckstücken oder Formularen überall werden PDF Dokumente umfassend genutzt, um die verschiedensten Inhalte bereitzustellen.

Nicht alle Menschen können von diesem selbstverständlichen Zugang profitieren. Insbesondere Menschen mit Behinderung sind oft mit unzugänglichen PDF Dokumenten konfrontiert. Ein Beispiel: Ein blinder Mensch kann eine eingescannte Abschrift ohne entsprechende Vorkehrungen nicht lesen, auch wenn diese nach PDF gewandelt wurde.

In diesem Kurs möchten wir Ihnen eine Anleitung geben, wie Sie Ihre Dokumente so erstellen, dass diese für mehr Menschen zugänglich sind. Darüber hinaus soll ihr Arbeiten langfristig effektiver und effizienter werden. Die Anleitung konzentriert sich auf Microsoft Office PowerPoint 2013. Eine Anleitung für PowerPoint 2007 finden Sie in einer früheren Version dieser Anleitung. Die erwähnten Konzepte, Hilfestellungen und Tipps können Sie natürlich unabhängig von der genutzten Version verwenden.

Diese Anleitung basiert auf der Broschüre "Barrierefreie Dokumente II - Anleitung zur Erstellung barrierefreier  PDF Dokumente aus PowerPoint", erstellt von der Professur Mensch-Computer-Interaktion an der TU Dresden.

1.1. Visuelle Barrieren

Ohne entsprechende Kenntnisse hat man schnell Dokumente erstellt, welche Menschen mit visuellen Einschränkungen Probleme machen. 

In erster Linie reden wir von blinden Menschen oder Menschen mit einer Sehbehinderung, wobei Letzteres wohl die häufigste Einschränkung bei der Arbeit mit dem Computer ist, gleichzeitig aber auch die vielseitigsten Ausprägungen haben kann. 

Beide Gruppen haben aber gemeinsam, dass rein visuelle Informationen nicht oder nur teilweise wahrgenommen werden können.

Sehende Menschen unterscheiden Überschriften von anderem Text visuell, blinde Menschen rein strukturell, indem Sie darüber informiert werden, dass es sich um eine Überschrift handelt. So verhält es sich auch mit vielen anderen Textelementen, wie Absätze, Listen, Verweise, Tabellen, Verzeichnisse. Menschen mit einer Seheinschränkung können meist noch einige Informationen visuell wahrnehmen, brauchen dabei aber oft Unterstützung durch Vergrößerung oder mehr Kontrast.

1.2. PDF/UA-Einführung

Digitale Dokumente lassen sich mit dem Portable Document Format (PDF) einfach, zuverlässig und in originalgetreuer Form verbreiten und teilen. Dabei ist das Format aus seiner Vergangenheit heraus eher auf die Erhaltung des druckähnlichen visuellen Eindrucks ausgelegt als auf die Erhaltung der zugrundeliegenden Inhalte. Dies schafft immer wieder Barrieren für Leser, die auf die digitale Zugänglichkeit der enthaltenen Inhalte angewiesen sind.

Auf die visuelle und gestalterische Erhaltung ausgelegt, bietet PDF darüber hinaus die Möglichkeit, die im Dokument enthaltenen Inhalte durch entsprechende Kennzeichnung zu strukturieren, zu vervollständigen oder zu erweitern. Dies ermöglicht es Lesern, die nicht oder nicht ausschließlich am visuellen Ausdruck interessiert sind, den Inhalt in vollem Maße zu erschließen und selbständig zu nutzen.

Dazu werden sogenannte Tags – Standardauszeichnungs-elemente, die einen Hinweis auf den enthaltenen Inhalt oder dessen Funktion geben – in das Dokument eingefügt. Diese können dann von assistiven Technologien zur Ausgabe und Aufbereitung der Dokumenteninhalte genutzt werden.

Um es möglichst vielen Menschen zu ermöglichen, uneingeschränkt PDF Dokumente zu lesen, wurde 2012 der weltweite Standard ISO 14289-1, besser bekannt als PDF/UA erarbeitet. UA steht dabei für Universal Accessibility, was universelle Barrierefreiheit bedeutet.

Der Standard ist dabei mehr auf die technischen Aspekte ausgerichtet und enthält keine Anleitung zur praktischen Anwendung der geforderten Maßnahmen und Möglichkeiten. Es soll jedoch durch die Unterstützung des Standards gewährleistet werden, dass Programme zur Erstellung von PDF Dokumenten barrierearme bis barrierefreie Dokumente erzeugen können, ohne Spezialwissen des Benutzers vorauszusetzen.

Es werden folgende Bedingungen für PDF U/A konforme Dokumente festgelegt:

  • Bedeutungstragende Inhalte müssen von Schmuckelementen (Artefakten) getrennt werden und als solche gekennzeichnet sein.
  • Die bedeutungstragenden Elemente müssen in einen Strukturbaum eingeordnet sein und dabei die Beziehungen zueinander wiederspiegeln (z.B. Gruppierungen, etc.).
  • Dieser Strukturbaum soll die logische Leserreihenfolge des Dokumentes widerspiegeln.
  • Informationen dürfen nicht nur über rein visuelle Eigenschaften vermittelt werden. Somit sind auch Bilder und Grafiken mit alternativen textuellen Beschreibungen zu versehen.
  • Die Navigation im Dokument muss ermöglicht werden.

Der PDF/A Standard, den viele Anwendungen unterstützen, hat nichts mit Accessibility, also Zugänglichkeit, zu tun, sondern steht für PDF Archive und soll die Langzeitspeicherung von Dokumenten unterstützen. Als eine Vorgängerversion von PDF/UA kann das sogenannte Tagged PDF gesehen werden, welches aber selbst keinen ISO-Standard darstellt.

1.3. Struktur im Dokument

Es ist folglich wichtig, beim Erstellen von Dokumenten darauf zu achten, dass Sie die Inhalte nicht nur rein visuell aufbereiten, sondern einzelnen Elementen eine semantische Bedeutung zuordnen. Für PowerPoint bedeutet dies, dass Sie mit Folienlayouts arbeiten sollten, um Ihre Präsentation zu strukturieren. Dabei handelt es sich um vorgegebene Layouts für die Anordnung von Elementen auf einer Folie. Die konkreten Inhalte müssen dann nur noch in die vorgesehenen Platzhalter für Text, z.B. Titel und Aufzählungen, sowie für Folieninhalte, z.B. Tabellen, Diagramme oder Bilder, eingefügt werden. Vorteil von Folienlayouts ist dabei einerseits, dass die einzelnen Folien einheitlich gestaltet sind. Andererseits kann man dadurch das Verbleiben leerer Textboxen u.Ä. auf einer Folie vermeiden.

Texte, die in den Platzhalter für den Folientitel eingefügt werden, erhalten ein einheitliches Aussehen in der gesamten Präsentation. Das heißt, bei Verwendung der Folienlayouts sehen die Titel auf jeder Folie gleich aus, befinden sich immer an derselben Position und erhalten zudem die entsprechende Bedeutung.

In PowerPoint selbst gibt es keine direkten Formatvorlagen wie sie z.B. in Word zur Verfügung stehen. Einzelne Folien sollten eigentlich auch keine langen Textpassagen enthalten, sondern strukturierte kurze Schlagworte, welche sich z.B. in Listen eingliedern lassen.

Um wie bei Formatvorlagen auf vordefinierte Strukturierungen zurückgreifen zu können, sollten die standardmäßig angebotenen Basiselemente der Folien – also Titel- und Inhaltsbereich – verwendet und angepasst, aber nicht durch eigene ersetzt werden.

Verwenden Sie Folienlayouts für alle Folien Ihrer Präsentation und die Basis für Ihr zugängliches Dokument ist bereits gegeben. Um einer Folie ein bestimmtes Layout zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

Registerkarte Start > Folien > Layout

Screenshot der Anwendung PowerPoint. In der Registerkarte „Start“ ist das Untermenü für Layout mit acht verschiedenen Folien-Layout-Miniaturen ausgeklappt.

Oder direkt auf der Folie über das Kontextmenü (achten Sie darauf, dass sich der Mauszeiger auf einem freien Bereich der Folie befindet und kein anderer Inhalt angewählt ist):

Rechte Maustaste > Layout

Screenshot einer PowerPoint Folie und dem Kontextmenü, welches erscheint, wenn man die rechte Maustaste betätigt. Das Untermenü für den Menüeintrag „Layout“ ist aufgeklappt und es sein acht Folien-Layout-Miniaturen zu sehen.

Im erscheinenden Auswahlmenü können Sie nun das gewünschte Layout anklicken. Dieses wird anschließend für die aktuelle Folie übernommen.

1.4. Foliengestaltung anpassen

Jede PowerPoint-Präsentation verfügt über Standardvorlagen für Folienlayouts, die Sie aber auch ganz individuell an Ihre optischen Ansprüche anpassen können. Globale Änderungen an den Folienlayouts sollten Sie mit Hilfe des Folienmasters vornehmen:

Registerkarte Ansicht >  Masteransichten > Folienmaster

Screenshot der Anwendung PowerPoint. Das Ribbon-Menü des Reiters „Ansicht“ ist zu sehen. Die Einträge „Normal“ im Bereich „Präsentationsansichten“, „Folienmaster“ im Bereich „Masteransichten“ und „Notizen“ im Bereich „Anzeigen“ sind farblich gegenüber den anderen Einträgen abgesetzt.

In der Folienmaster-Ansicht können die optischen Eigenschaften der einzelnen Elemente sowie Standardinhalt, der auf allen Folien angezeigt werden soll, eingerichtet werden. Die Einstellungen des oberen Folienmasters (oberste Folie des Baums in der linken Spalte) vererben sich auf die einzelnen Folien-Layouts. In den Folienlayouts können die Formatierungen jedoch auch überschrieben werden.

Weitere Informationen zum Ändern eines Folienmasters erhalten Sie im Hilfebereich von Microsoft.

Um zur normalen Ansicht zurückzukehren nutzen Sie:

Registerkarte Folienmaster > Bereich Schließen > Masteransicht schließen

Screenshot des Anwendungsfensters von PowerPoint. Die Folienmasteransicht ist zu sehen. Am oberen Rand ist das Ribbon-Menü mit dem Reiter „Folienmaster“ aktiviert. Am linken Rand ist ein Bereich mit einem Hierarchiebaum von Folienlayout-Miniaturen zu sehen, der oberste Folienlayout-Master ist selektiert. Im Arbeitsbereich, der einen Großteil des Fensters einnimmt, ist das Folienlayout mit Platzhaltern für Titel, Inhalt und Datum zu sehen.

Beachten Sie, dass beim Exportieren nach PDF die vordefinierten Elemente der Masterfolien, die sogenannten Masterelemente, (z.B. Foliennummer, Präsentationsfooter oder Bilder) in der Lesereihenfolge vor den eigentichen Folieninhalt sortiert werden!

1.5. Hilfen im Arbeitsbereich

MS PowerPoint bietet Ihnen neben dem Folienmaster auch andere Ansichten und Werkzeuge an, um Sie bei der Arbeit an Ihrer Präsentation zu unterstützen. Für unsere Zwecke sind die Registerkarten Folien und Gliederungsansicht im linken Arbeitsbereich der Standardansicht Normal von Nutzen. Standardmäßig ist bereits die Normalansicht aktiv, ansonsten kann sie wie folgt aufgerufen werden:

Registerkarte Ansicht >  Präsentationsansichten > Normal

Screenshot der Anwendung PowerPoint. Das Ribbon-Menü für den Reiter „Ansicht“ ist dargestellt. Im Bereich „Präsentationsansichten“ ist der Eintrag „Normal“ sowie im Bereich „Anzeigen“ der Eintrag „Notizen“ farblich hervorgehoben.

In dieser Ansicht findet das Schreiben und Entwerfen Ihrer Präsentation statt. Bei aktiver Registerkarte Folien werden links neben dem Folienbereich die einzelnen Folien in Miniaturbildgröße angezeigt.

Screenshot des Anwendungsfensters von PowerPoint. Im oberen Ribbon-Menü ist der Reiter „Ansicht“ aktiviert. Der untere Bereich teilt sich in eine vertikale Auflistung von Folien-Miniaturen am linken Rand und dem Arbeitsbereich für Folien, der einen Großteil des Anwendungsfensters einnimmt. Im Arbeitsbereich ist eine Folie mit der Überschrift „Gliederung“ und hierarchisch bis in die fünfte Ebene absteigende, verschachtelte Listen als Inhalt zu sehen.

Möchten Sie dort den Folientext in Gliederungsform darstellen, sollten Sie in die Gliederungsansicht wechseln.

Registerkarte Ansicht >  Präsentationsansichten > Gliederungsansicht

Screenshot des Anwendungsfensters von PowerPoint. Im oberen Ribbon-Menü ist der Reiter „Ansicht“ aktiviert. Der untere Bereich teilt sich in eine vertikale Auflistung von Folien-Miniaturen am linken Rand und dem Arbeitsbereich für Folien, der einen Großteil des Anwendungsfensters einnimmt. Im Arbeitsbereich ist eine Folie mit der Überschrift „Gliederung“ und hierarchisch bis in die fünfte Ebene absteigende, verschachtelte Listen als Inhalt zu sehen.

Hier können Sie das überprüfen, was für Ihre zugängliche Präsentation tatsächlich relevant ist, der strukturelle Aufbau. Der Titel einer Folie, also der Text des entsprechenden Platzhalters, wird dabei in Fettschrift neben der Foliennummer dargestellt.

Die Präsentation beginnt auf der ersten Folie mit einem Folientitel, gefolgt von einem kleinen Textabschnitt. Auf der zweiten Folie steht ebenfalls zuerst der Titel und anschließend ein normales Textelement, danach eine Gliederungsliste bestehend aus vier Elementen. Man sieht hier deutlich, dass diese nicht alle auf derselben Ebene liegen, sondern sich auf vier Ebenen verteilen.

Das Wissen über diesen Aufbau hilft blinden Menschen die Zusammenhänge im Dokument zu erkennen - also das, was sehende Menschen rein visuell machen.

Hinweis: Sie können auch in der Gliederungsansicht links Änderungen in den Listen und in der Formatierung vornehmen, diese werden auf die Folie selbst übertragen.