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Von Word zu PDF

2. Exportieren als PDF

Microsoft Office bietet ein Standardmodul zum Exportieren nach PDF an. Musste es in früheren Versionen noch manuell nachinstalliert werden, so ist es in Office Versionen > 2010 bereits vorinstalliert.

Schaltfläche Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen

Screenshot der oberen linken Ecke des Anwendungsfensters von Word. Der Reiter „Start“ ist neben der Schaltfläche „Datei“ aktiviert.

Screenshot des Dialogs Exportieren der Anwendung Word. Im linken vertikalen Menü ist der Eintrag „Exportieren“ farblich hervorgehoben und markiert. Im mittleren Bereich findet sich eine weitere vertikale Auflistung in der der oberste Eintrag „PDF/XPS-Dokument erstellen“ farblich hervorgehoben und markiert ist. Recht unter der Überschrift „PDF/XPS-Dokument erstellen“ ist die Schaltfläche „PDF/XPS-Dokument erstellen“ markiert.

Im Dialog Als PDF oder XPS veröffentlichen kann der Dateiname, -typ und der Speicherort für die endgültige Veröffentlichung eingestellt werden.

Screenshot des Dialogfensters „Als PDF oder XPS veröffentlichen“ der Anwendung Word. Im oberen Bereich findet sich ein klassischer Dialog zum Dateispeicherpfad auswählen. Darunter ist ein Eingabefeld für den Dateinamen. Danach folgt eine Auswahlliste für den „Dateityp“, hier „PDF (*.pdf)“. Am rechten Rand des Dialoges findet sich die Schaltfläche „Optionen…“ und am Unteren rechten Reck die beiden Schaltflächen „Veröffentlichen“ und „Abbrechen“.

Über die Optionen lassen sich erweiterte Einstellungen für den PDF-Export konfigurieren.

Dialog Als PDF oder XPS veröffentlichen > Optionen…

Screenshot des Optionen Dialogs für den PDF-Export in Word. Im Bereich „Nicht druckbare Informationen einschließen“ sind die Auswahlschalter für „Textmarken erstellen mithilfe von:“ Optionsschalter „Überschriften“, „Dokumenteneigenschaften“ und „Dokumentenstrukturtags für Barrierefreiheit“ angewählt. Im Bereich „PDF-Optionen“ ist der Eintrag „Text als Bitmap speichern, wenn Schriftarten nicht eingebettet werden können“ abgewählt. Am unteren Rand befinden sich die Schaltflächen „Ok“ und „Abbrechen“.

Deaktivieren Sie im Fenster Optionen in den PDF-Optionen die Funktion Text als Bitmap speichern […]. Dies würde dazu führen, dass textuelle Inhalte als Bildinformationen abgelegt würden und damit für nicht-visuelle Nutzer nicht mehr lesbar wären.

Hingegen sollten im Bereich Nicht druckbare Informationen alle Optionen aktiviert sein. 

Mit der Option Textmarken erstellen mithilfe von: Überschriften werden alle Überschriften in Lesezeichen konvertiert, sofern Sie wie hier beschrieben mit Formatvorlagen gearbeitet und Überschriften entsprechend verwendet haben.

Die Option Dokumenteigenschaften fügt dem PDF Informationen, wie den Dokumententitel, hinzu. 

Die Option Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit sorgt dafür, dass alle Strukturinformationen auch entsprechend in das PDF übernommen werden. 

Weitere Einstellungen sind bei dieser Konvertierungsoption nicht zu überprüfen. Bestätigen Sie das Fenster Optionen mit Ok und speichern Sie das Dokument über Veröffentlichen.

Warum sind Lesezeichen so wichtig?

Lesezeichen sind ein wichtiges Element, um in Dokumenten zu navigieren und sich zu orientieren. Betrachten Sie ein PDF Dokument, welches Lesezeichen enthält, werden diese im linken Bereich dargestellt. Klickt man auf ein Lesezeichen, so springt man im Dokument direkt zum entsprechenden Inhalt. Dies ist gerade bei langen Dokumenten eine große Hilfestellung.

Screenshot der Anwendung Adobe Acrobat Pro. Das PDF dieser Anleitung ist geöffnet und die Titelseite ist zu sehen. Auf der linken Seite des Anwendungsfensters öffnet sich die „Lesezeichen“-Liste. In der die Überschriftenhierarchien als interaktive Baumstruktur abgebildet sind.