Leitfaden
3. Textverarbeitung
3.6. Tabellen
Soll das Dokument Tabellen enthalten, ist besonders darauf zu achten, dass diese logisch aufgebaut sind.
Was heißt logisch aufgebaute Tabellen?
Auch blinde Menschen können Tabellen lesen und verstehen. Im einfachsten Fall navigieren sie über die Tastatur von Zelle zu Zelle und lassen sich die Inhalte vorlesen. Dabei können sie erkennen, welche Zellen Überschriftenzeilen sind und somit verstehen, was die einzelnen Daten in den Zellen bedeuten - vorausgesetzt natürlich, die Tabelle verfügt über die notwendige Struktur und ist nicht ausschließlich visuell in Tabellenform gebracht worden. Wie eine einfache logisch aufgebaute Tabelle in PDF blinden Menschen repräsentiert wird, zeigt folgende Abbildung:
Aufbau einer Tabelle in PDF
In der Abbildung ist links der Tag-Editor von Adobe Acrobat Pro dargestellt. Die Tabelle wird mit <TABLE> eingeleitet. Zeilen werden mit <TR>, Spalten mit <TD> bzw. mit >TH> für Überschriften ausgezeichnet. Rechts ist die Tabelle selbst dargestellt.
Auf Pseudotabellen, welche über Tabulatoren und Leerzeichen in MS Word simuliert werden, sollte also gänzlich verzichtet werden. Das einzig richtige Vorgehen zum Erstellen von Tabellen in Word ist, das Tabellentool von MS Word zu benutzen:
Schritt 1: Tabelle erstellen
Setzen Sie die Einfügemarke im Dokument an die Stelle, an der die Tabelle eingefügt werden soll. Öffnen Sie über die Registerkarte Einfügen das Tabellentool. Grundsätzlich unterstützt das Werkzeug sechs verschiedene Optionen eine Tabelle einzufügen:
- Tabelle einfügen über die Matrix
- Tabelle einfügen über die Eingabe von Zeilen- und Spaltenanzahl sowie weiteren Optionen für die Breite der Tabelle
- Tabelle zeichnen
- Text in Tabelle umwandeln …
- Excel-Kalkulationstabelle
- Schnelltabellen
Fährt man über die Matrix im Tabellentool, kann die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl dynamisch ausgewählt und mit Klick bestätigt werden. Bis auf Excel-Kalkulationstabellen gewährleisten alle Optionen meist die korrekte Auszeichnung der Tabelle mit Zeilen und Spalten beim Konvertieren nach PDF.
Vermeiden Sie Excel-Kalkulationstabellen. Diese werden von der hier vorgestellten Möglichkeit zur Konvertierung nicht unterstützt und erfordern ein nachträgliches manuelles Auszeichnen und Überarbeiten.
Schritt 2: Überschriften auszeichnen
Unabhängig davon, welche Möglichkeit Sie zum Erstellen der Tabelle verwenden, müssen Sie im 2. Schritt die Kopfzeile der Tabelle als Überschrift auszeichnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Überschriftenzellen markieren > rechter Mausklick > Tabelleneigenschaften
Im Fenster Tabelleneigenschaften aktivieren Sie die im Reiter Zeile Option Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen.
Hinweis: Komplexe, mehrdimensionale, verschachtelte Tabellen sind für blinde Menschen schwer bzw. nicht lesbar und auch das Auszeichnen von Überschriften funktioniert in MS Word nur für Zeilen einfacher Tabellen. Wenn möglich, sollten komplexe Tabellen auf mehrere einfache Tabellen verteilt werden, um die Lesbarkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten.