Leitfaden

Alle visuellen Eigenschaften von Texten (Schriftgröße, Schriftfarbe, Abstände, Absätze etc.) sollten in Formatvorlagen organisiert werden. Schnell macht man jedoch den Fehler, mit Leerzeilen und Leerzeichen zu versuchen, Texte zu positionieren. Vermeiden Sie dieses Vorgehen wenn möglich.

Angenommen Sie verwenden nach jeder Überschrift eine Leerzeile, um eine optische Abgrenzung vom nachfolgenden Text zu schaffen. Bei Lesern, die eine Sprachausgabe nutzen, wird dann auch genau diese Leerzeile als „Leer“ vorgelesen. Dies ist vielleicht bei einer Leerzeile noch akzeptabel, aber stellen Sie sich dies einmal vor, wenn man eine neue Seite beginnen möchte und statt einem Seitenumbruch 20 Leerzeilen durch Enter einfügt.

Vermeiden Sie in Ihrem Dokument die manuelle oder auch automatische Worttrennung. Beim Umwandeln Ihres Dokumentes nach PDF werden diese meist nicht korrekt umgesetzt. 

Mehrere Spalten sollten Sie ausnahmslos über die dafür vorgesehene Word-Funktion umsetzen:

Registerkarte Seitenlayout > Spalten

Verzichten Sie am besten auf kritische Elemente wie separate Textfelder. Sollten Sie dies nicht können, kann es passieren, dass die Lesereihenfolge von Elementen beim Konvertieren nach PDF nicht mehr der optischen Lesereihenfolge entspricht.

Verwendet man ein separates Textfeld (Freiform), um Informationen hervorzuheben, steht dieses visuell meist in Bezug zu benachbartem Text oder Bildern. Strukturell kann man diesen rein visuellen Zusammenhang in Word aber nicht darstellen und so geht dieser meist auch bei der Konvertierung nach PDF verloren. Gruppierungen können dieses Problem zwar abschwächen, jedoch nicht vollständig beheben.

Gestalten Sie Ihre Texte also, indem Sie folgende Elemente bewusst einsetzen:

• Überschriften
  
• Absätze
  
• Listen
  
• Links und Querverweise
  
• Verzeichnisse
  
• Tabellen
  
• Bilder und Grafiken