Buch druckenBuch drucken

Leitfaden


Website: iBoB Leitfaden zur Barrierefreiheit
Kurs: Barrierefreie Dokumente erstellen
Buch: Leitfaden
Gedruckt von: Guest user
Datum: Dienstag, 6. Dezember 2022, 08:03

1. Info zum Leitfaden

Der Leitfaden umfasst ein paar wesentliche Schritte, die Sie bei der Erstellung eines zugänglichen Dokuments verfolgen sollten: Dokumenteigenschaften setzenTextverarbeitung und Bilder und Grafiken sowie das PDF erstellen und abschließend Prüfen.

Wir können Ihnen mit den Anleitungen im vorhergehenden Abschnitt nicht garantieren, dass Sie ein vollständig zugängliches PDF erzeugen werden. Dazu sind weitere gezielte Prüfungen, z.B. mit Adobe Acrobat, nötig. Außerdem ist die Qualität Ihrer Dokumente stark vom verwendeten Konvertierungstool abhängig. Allerdings erlernen Sie mit dieser Anleitung die notwendigen Schritte, wie man barrierefreie Dokumente in MS Word vorbereitet. Darüber hinaus erfahren Sie auch, wie Sie Ihre Dokumente effektiver erstellen können.

Allgemeiner Hinweis: Je nach Größe Ihres Monitors oder der eingestellten Fenstergröße, werden die in dieser Anleitung beschriebenen und gezeigten Menüleisten in ihrer Präsentation und Positionierung an die verfügbaren Platzverhältnisse angepasst. Es kann somit vorkommen, dass die beschriebenen Funktionen sich an anderen Stellen als an den hier gezeigten befinden oder Sie einen zusätzlichen Bereich erst aktiv „aufklappen“ müssen, bevor Sie die Funktion finden können.

2. Dokumenteigenschaften setzen

Dokumenteigenschaften

Der erste Schritt für ein zugängliches Dokument ist es, dieses mit allgemeinen Merkmalen näher zu beschreiben. Fügen Sie Ihrem Dokument einen Dokumententitel hinzu und überprüfen Sie die verwendete Dokumentensprache.


2.1. Dokumenttitel

Hat Ihr Dokument einen Titel, erscheint dieser später als Fenstertitel Ihrer PDF-Datei. Menschen, die auf eine Sprachausgabe angewiesen sind, bekommen den Fenstertitel vorgelesen und wissen folglich um welches Dokument es sich handelt. In MS Word gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schaltfläche Office > Vorbereiten > Eigenschaften

Screenshot Kartenreiter Datei

Screenshot: Bereich Informationen, hervorgehobener Bereich unter Eigenschaften mit zusätzlich hervorgehobener Zeile "Titel Titel hinzufügen"

Tragen Sie hier alle Metainformationen zum Dokument ein. Neben dem Titel können Sie dem Dokument auch weitere Angaben hinzufügen, welche Ihr Dokument näher beschreiben. Wichtig für die Zugänglichkeit ist jedoch in erster Linie der Titel.


2.2. Dokumentsprache

Jedes Word-Dokument hat eine Grundsprache, in der es verfasst wird. Diese Eigenschaft ist wiederum besonders für Menschen relevant, die eine Sprachausgabe verwenden. In MS Word können Sie die Sprache des Dokumentes wie folgt prüfen und ändern:

Infobereich unten > Sprache > Klick zum Ändern

Screenshot: Infobereich unterer Rand, ausgewählte Sprache Lateinisch

Verfügt Ihr Dokument über Abschnitte in unterschiedlichen Sprachen, sollten Sie für diese Abschnitte die Sprache ändern. Dazu markieren Sie den gewünschten Text und klicken zum Wechseln auf die Sprache im unteren Infobereich. Allerdings unterstützt Word bis zu dieser Version nicht die korrekte Übernahme eines Sprachwechsels in ein PDF.

3. Textverarbeitung

Hinweise zur Gestaltung

Alle visuellen Eigenschaften von Texten (Schriftgröße, Schriftfarbe, Abstände, Absätze etc.) sollten in Formatvorlagen organisiert werden. Schnell macht man jedoch den Fehler, mit Leerzeilen und Leerzeichen zu versuchen, Texte zu positionieren. Vermeiden Sie dieses Vorgehen wenn möglich.

Angenommen Sie verwenden nach jeder Überschrift eine Leerzeile, um eine optische Abgrenzung vom nachfolgenden Text zu schaffen. Bei Lesern, die eine Sprachausgabe nutzen, wird dann auch genau diese Leerzeile als „Leer“ vorgelesen. Dies ist vielleicht bei einer Leerzeile noch akzeptabel, aber stellen Sie sich dies einmal vor, wenn man eine neue Seite beginnen möchte und statt einem Seitenumbruch 20 Leerzeilen durch Enter einfügt.

Vermeiden Sie in Ihrem Dokument die manuelle oder auch automatische Worttrennung. Beim Umwandeln Ihres Dokumentes nach PDF werden diese meist nicht korrekt umgesetzt. 

Mehrere Spalten sollten Sie ausnahmslos über die dafür vorgesehene Word-Funktion umsetzen:

Registerkarte Seitenlayout > Spalten

Screenshot: Kartenreiter Seitenlayout, Funktion Spalten aufgeklappt

Verzichten Sie am besten auf kritische Elemente wie separate Textfelder. Sollten Sie dies nicht können, kann es passieren, dass die Lesereihenfolge von Elementen beim Konvertieren nach PDF nicht mehr der optischen Lesereihenfolge entspricht.

Verwendet man ein separates Textfeld (Freiform), um Informationen hervorzuheben, steht dieses visuell meist in Bezug zu benachbartem Text oder Bildern. Strukturell kann man diesen rein visuellen Zusammenhang in Word aber nicht darstellen und so geht dieser meist auch bei der Konvertierung nach PDF verloren. Gruppierungen können dieses Problem zwar abschwächen, jedoch nicht vollständig beheben.

Gestalten Sie Ihre Texte also, indem Sie folgende Elemente bewusst einsetzen:


3.1. Überschriften

Screenshot: Box Formatvorlagen mit aufgelisteten Überschriften

Überschriften sind die wichtigsten Elemente zur Navigation und Orientierung für blinde Menschen, um Inhalte strukturiert lesen zu können. MS Word ermöglicht in diesem Bereich eine gute Konvertierung nach PDF. Bereits in der Standard-Formatvorlage normal.dot sind Überschriften definiert und können wie normale Formatvorlagen verwendet werden: Text markieren und auf die gewünschte Vorlage für Überschriften klicken.

In der hier verwendeten Formatvorlage werden sechs verschiedene Überschriften-Ebenen, jeweils in den Farben Schwarz, Blau und Weiß definiert (siehe Abbildung).

Prüfen Sie in der Gliederungsansicht, ob Sie die Überschriften richtig angewendet haben. Das heißt, die Hierarchie der Überschriften sollte stimmen:

Registerkarte Ansicht > Ansichten > Gliederung

Registerkarte Gliederung > Gliederungstools

Screenshot: Kartenreiter Gliederung mit Beispieltext

In der Abbildung werden fünf Überschriften verwendet. Die beiden Überschriften „Lorem ipsum“ befinden sich auf der Ebene 1. Eine Ebene darunter folgen jeweils weitere Überschriften. Allen Überschriften auf der 2. Ebene ist die Formatvorlage „Überschrift 2“ zugeordnet. Es wird somit eine logische Hierarchie von Überschriften hergestellt.


3.2. Absätze

Einfache Textabschnitte in Ihrem Dokument sollten als solche formatiert werden. Die entsprechende Formatvorlage wird in der Regel mit Standard bezeichnet, so auch in der hier verwendeten Vorlage. Je nachdem wie ihr Dokument gestaltet werden soll, können verschiedene Variationen der Vorlage erstellt werden. Für das gesamte Dokument können Sie über die Gliederungsansicht überprüfen, ob alle Absätze vom Elementtyp Textkörper sind:

Registerkarte Gliederung > Gliederungstools

Screenshot: rechts Formatvorlagen geöffnet, "Standard" ausgewählt, Bild enthält vergrößerten Ausschnitt Kartenreiter Gliederung, Auswahlliste Textkörper ausgewählt

Ist dies der Fall, erfolgt in der Regel auch eine korrekte Konvertierung nach PDF.

3.3. Listen

Um Listen zu erstellen, nutzen Sie die vordefinierten Listenformate in MS Word, dies führt zu einer korrekten Konvertierung nach PDF. Sie finden die Listenvorlagen unter dem Reiter Start > Optionen für Absatz

Registerkarte Start > Absatz > Liste

Screenshot: Kartenreiter Start, Gruppe Absatz, Aufzählungszeichen

Nicht nur unsortierte, sondern auch nummerierte Listen können hier ausgewählt und angepasst werden.

Hinweis: Die rein visuelle Information des als Listenanstrichs benutzen grafischen Zeichens ist z.B. für blinde Leser nicht zugänglich. Ein Plus-Zeichen für positive und ein Minus-Zeichen für negative Merkmale sind somit alleine nicht geeignet. Sie sollten in solchen Fällen im vorangehenden Text oder im Listenelement selbst eine textuelle Alternative zu diesen Zeichen geben.


3.4. Links und Querverweise

Links oder Querverweise im Dokument sollten aktive Verknüpfungen sein. In Ihrem Quelldokument können solche aktiven Elemente über Strg + Klick aktiviert werden und führen so den Leser zu dem verweisenden Element.

Externe Verweise

Standardmäßig ist in MS Word eine sogenannte AutoFormat-Funktion aktiv. Diese bewirkt, dass bei der Eingabe eines externen Links, beispielsweise www.google.de, automatisch eine aktive Verknüpfung generiert wird, sobald die Eingabe des Links mit einem Leerzeichen oder mit Enter abgeschlossen wird. Alternativ kann ein Link auch über das Kontextmenü eingefügt werden. Setzen Sie dazu den Mauscursor an die gewünschte Einfügeposition des Links und markieren Sie den zu verlinkenden Text und betätigen Sie dann die rechte Maustaste:

Rechte Maustaste > Hyperlink...

Screenshot: im Kontextmenü Option "Link..." hervorgehoben, geöffneter Dialog "Link einfügen"

Das Dialogfeld Link einfügen ermöglicht das Einfügen folgender Arten von Verweisen:

  • Link auf Dateien oder Webseiten
  • Verweise auf neue Dokumente
  • Verweise auf eine Überschrift oder Textmarke des aktuellen Dokuments (bedingt eine gute Strukturierung des Dokuments und die Nutzung der Formatvorlagen)
  • Verweise auf E-Mail-Adressen

Querverweise

Querverweise innerhalb eines Dokumentes beispielsweise auf Tabellen, Abbildungen oder Überschriften können auch über den speziellen Dialog Querverweise eingefügt werden:

Registerkarte Verweise > Beschriftungen > Querverweise

Screenshot Kartenreiter Verweise, Option Querverweis, geöffneter Dialog Querverweis

Querverweise werden standardmäßig auch als Hyperlinks eingefügt, darüber hinaus aber auch automatisch aktualisiert, sofern an der Verweisquelle Anpassungen erfolgt sind.

3.5. Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnisse haben analog zu Überschriften die Funktion Übersicht, Orientierung und Navigation bereitzustellen. Mit MS Word können Sie automatisch Inhaltsverzeichnisse erstellen, welche bei der Konvertierung nach PDF eine aktive listenähnliche Navigation ermöglichen. Grundlage dafür ist, dass Sie wie in dieser Anleitung beschrieben, Überschriften mit Hilfe von Formatvorlagen erstellt haben.

Klicken Sie zuerst an die Stelle im Dokument, wo das Inhaltsverzeichnis platziert werden soll. Gehen Sie anschließend wie folgt vor:

Registerkarte Verweise > Inhaltsverzeichnis

Screenshot Kartenreiter Verweise, Funktion Inhaltsverzeichnis aufgeklappt, verschiedene Layouts auswählbar

Wählen Sie eine Vorlage für ein Inhaltsverzeichnis aus, indem Sie es anklicken.

Hinweis: Inhaltsverzeichnisse sind aktive Verknüpfungen. Das heißt, sie verweisen auf einen konkreten Textabschnitt. Aktiv sind Inhaltsverzeichnisse, weil man einfach darauf klicken kann und an die gewünschte Stelle im Dokument springt. Sie sollten vor der Veröffentlichung prüfen, ob alle aktiven Verweise korrekt funktionieren. Es ist daher wichtig, die erstellten Verzeichnisse nochmal zu aktualisieren, bevor man das Dokument nach PDF wandelt:

In das Inhaltsverzeichnis klicken > Inhaltsverzeichnis aktualisieren > Gesamtes Verzeichnis aktualisieren

Screenshot: Funktion Inhaltsverzeichnis aktualisieren, geöffneter Dialog mit ausgewählter Option "Gesamtes Verzeichnis aktualisieren"


3.6. Tabellen

Soll das Dokument Tabellen enthalten, ist besonders darauf zu achten, dass diese logisch aufgebaut sind.

Was heißt logisch aufgebaute Tabellen?

Auch blinde Menschen können Tabellen lesen und verstehen. Im einfachsten Fall navigieren sie über die Tastatur von Zelle zu Zelle und lassen sich die Inhalte vorlesen. Dabei können sie erkennen, welche Zellen Überschriftenzeilen sind und somit verstehen, was die einzelnen Daten in den Zellen bedeuten - vorausgesetzt natürlich, die Tabelle verfügt über die notwendige Struktur und ist nicht ausschließlich visuell in Tabellenform gebracht worden. Wie eine einfache logisch aufgebaute Tabelle in PDF blinden Menschen repräsentiert wird, zeigt folgende Abbildung:

Aufbau einer Tabelle in PDF

Screenshot: links Tag-Baum einer Tabelle, rechts Beispieltabelle

In der Abbildung ist links der Tag-Editor von Adobe Acrobat Pro dargestellt. Die Tabelle wird mit <TABLE> eingeleitet. Zeilen werden mit <TR>, Spalten mit <TD> bzw. mit >TH> für Überschriften ausgezeichnet. Rechts ist die Tabelle selbst dargestellt.

Auf Pseudotabellen, welche über Tabulatoren und Leerzeichen in MS Word simuliert werden, sollte also gänzlich verzichtet werden. Das einzig richtige Vorgehen zum Erstellen von Tabellen in Word ist, das Tabellentool von MS Word zu benutzen:

Schritt 1: Tabelle erstellen 

Setzen Sie die Einfügemarke im Dokument an die Stelle, an der die Tabelle eingefügt werden soll. Öffnen Sie über die Registerkarte Einfügen das Tabellentool. Grundsätzlich unterstützt das Werkzeug sechs verschiedene Optionen eine Tabelle einzufügen:

  • Tabelle einfügen über die Matrix
  • Tabelle einfügen über die Eingabe von Zeilen- und Spaltenanzahl sowie weiteren Optionen für die Breite der Tabelle
  • Tabelle zeichnen
  • Text in Tabelle umwandeln …
  • Excel-Kalkulationstabelle
  • Schnelltabellen
Registerkarte Einfügen > Tabelle

Screenshot: Kartenreiter "Einfügen", ausgewählte Funktion Tabelle

Fährt man über die Matrix im Tabellentool, kann die gewünschte Spalten- und Zeilenanzahl dynamisch ausgewählt und mit Klick bestätigt werden. Bis auf Excel-Kalkulationstabellen gewährleisten alle Optionen meist die korrekte Auszeichnung der Tabelle mit Zeilen und Spalten beim Konvertieren nach PDF.

Vermeiden Sie Excel-Kalkulationstabellen. Diese werden von der hier vorgestellten Möglichkeit zur Konvertierung nicht unterstützt und erfordern ein nachträgliches manuelles Auszeichnen und Überarbeiten.

Schritt 2: Überschriften auszeichnen

Unabhängig davon, welche Möglichkeit Sie zum Erstellen der Tabelle verwenden, müssen Sie im 2. Schritt die Kopfzeile der Tabelle als Überschrift auszeichnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Überschriftenzellen markieren > rechter Mausklick > Tabelleneigenschaften

Screenshot: Kontextmenü, Option "Tabelleneigenschaften..." hervorgehoben

Screenshot Dialog Tabelleneigeschaften, Kartenreiter "Zeile" ausgewählt, Option "gleiche Kopfzeile auf jeder Seite Wiederholen" ausgewählt und hervorgehoben

Im Fenster Tabelleneigenschaften aktivieren Sie die im Reiter Zeile Option Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen.

Hinweis: Komplexe, mehrdimensionale, verschachtelte Tabellen sind für blinde Menschen schwer bzw. nicht lesbar und auch das Auszeichnen von Überschriften funktioniert in MS Word nur für Zeilen einfacher Tabellen. Wenn möglich, sollten komplexe Tabellen auf mehrere einfache Tabellen verteilt werden, um die Lesbarkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten.

4. Bilder und Grafiken

Für Bilder und Grafiken ist zu beachten, dass diese eine aussagekräftige Alternativbeschreibung benötigen, um auch für blinde Menschen zugänglich zu sein.

Blinde Menschen können Bilder, Grafiken oder Diagramme nicht ohne Hilfe verstehen. Es bedarf einer Erklärung zu den Inhalten, eine sogenannte Alternativbeschreibung.

Eine gute Bildbeschreibung sollte folgende Eigenschaften besitzen:

  • Objektivität (keine eigene Interpretation einbringen)
  • Verständlichkeit (unter Beachtung der Zielgruppe)
  • Sinnhaftigkeit (Beschreibung muss außerhalb und innerhalb des Kontextes Sinn ergeben)
  • Eindeutigkeit und Einhaltung von fachdidaktischem Wissen
  • Effektivität (Informationen vollständig, aber möglichst kurz/prägnant halten)
Die Bildbeschreibung sollte entsprechend des Grafiktyps konsistent und in einer strengen Reihenfolge strukturiert werden. Dabei sollte der interne Lesefluss der Grafik mit berücksichtigt werden. Zu empfehlen ist es, sich bei der Beschreibung vom Groben und Allgemeinen hin zum Feinen und Speziellen zu orientieren.

Eine Bildbeschreibung sollte den nicht-visuellen Leser in die Lage versetzen, entsprechend des Zwecks der Grafik, alle notwendigen Informationen zu erhalten.

Folgende Informationen sollten je nach Kontext und abhängig vom Zweck des Bildes in der Beschreibung enthalten sein:

  • Absicht/Zweck des Bildes
  • abgebildeter Ort
  • Objekte, Gebäude, Menschen
  • Emotionen, Atmosphäre
  • Was passiert im Bild?
  • Farben (allerdings ist in Diagrammen die Beschreibung visueller Attribute nur nötig, wenn dadurch Zusatzinformationen geliefert werden) 

Beziehen Sie nur Informationen ein, die nicht auf andere Art erreichbar sind, z.B. sollten Sie nicht einfach nur die Bildunterschrift wiederholen.

4.1. Alternativtext zu Bild definieren

Um in Word Alternativbeschreibungen zu einem Bild hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 

Bild Auswählen >Rechtsklick > Grafik formatieren …

Screenshot: Beipsielbild im Hintergrund, Kontextmenü im Vordergrund, Funktion "Grafik formatieren..." hervorgehoben

Auf der rechten Seite des Anwendungsfensters wird nun der Grafik formatieren Aufgabenbereich angezeigt. Dort kann der Titel und der Alternativtext für die aktuell markierte Grafik bearbeitet werden:

Aufgabenbereich Grafik formatieren > Layout und Eigenschaften > Alternativtext

Screenshot Bildtools, Kartenreiter Format, Box "Grafik formatieren", hervorgehobenes Symbol "Layout und Eigeschaften", vergrößerter Ausschnitt "Alternativtext" mit ausgefüllten Textfeldern für Titel und Bildbeschreibung

Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung des Inhaltes an.

4.2. Beispiele für Alternativbeschreibungen

Es gibt natürlich verschiedene Arten von Bildern, Grafiken und Diagrammen. Wenn Sie keine Erfahrungen mit der textuellen Beschreibung Ihrer grafischen Inhalte haben, können Ihnen folgende Beispiele vielleicht helfen. Die Beispiele basieren auf den Empfehlungen des World Wide Web Consortium.

Dekorative Bilder (Schmuckgrafiken)

Beispiel einer Schmuck- oder Hintergrundgrafik. Dunkelblauer Hintergrund mit leicht hellerem Icon einer Lupe am rechten Rand. Hintergründe oder andere grafische Schmuckelemente und Platzhalter in Ihrem Dokument, die keine inhaltlich relevanten Informationen beinhalten, benötigen keine extra Alternativbeschreibung. Sie müssen später im PDF manuell als nicht wichtig markiert werden.

Bilder mit Text

Beispiel eines Bildes mit Text. Dunkelblauer Hintergrund mit weißem Icon einer Lupe am rechten Bildrand. Links daneben steht in Großbuchstaben „BLINDTEXT WEISS“. Bei Werbung, Logos, etc. soll der Alternativtext den Text der Grafik enthalten. 

In diesem Beispiel sollte der Alternativtext wie folgt lauten:

Blindtext weiss

Inhaltlich relevante Bilder

Gemälde einer Frau mit langen Haaren, die in einem Boot sitzt. Die Frau in dem Bild trägt ein wallendes weißes Kleid. Ein großer aufwendig gemusterter Stoff ist um sie herum drapiert. In ihrer rechten Hand hält sie die Ankerkette des Bootes. Ihr Ausdruck … Das Bild bezieht sich auf den Inhalt, wird im Text aber nicht ausführlich beschrieben. Eine mögliche Alternativbeschreibung ist:

Gemälde einer Frau mit langen Haaren, die in einem Boot sitzt. Die Frau in dem Bild trägt ein wallendes weißes Kleid. Ein großer aufwendig gemusterter Stoff ist um sie herum drapiert. In ihrer rechten Hand hält sie die Ankerkette des Bootes. Ihr Ausdruck …

Alternativ kann auch ein Link zu der detaillierten Bildbeschreibung angegeben werden.

Diagramme

Blindtext-Überschrift vom Säulendiagramm. Säulendiagramm: 2000: 5,7 Mio., 2001: 22,6 Mio., 2002: 21,9 Mio., 2003: 22,6 Mio., 2004: 6,7 Mio.
Der beschreibende Text im Diagramm sollte in den Alternativtext ausgelagert werden. Ein möglicher Alternativtext ist:
Blindtext-Überschrift vom Säulendiagramm. Säulendiagramm: 2000: 5,7 Mio., 2001: 22,6 Mio., 2002: 21,9 Mio., 2003: 22,6 Mio., 2004: 6,7 Mio.

Formeln

Abbild der Formel $ a=b + 2k \cdot \pi $
Verwenden Sie in Ihrem Dokument Bilder, die mathematische Darstellungen wie Formeln oder Sonderzeichen enthalten, sollte der Alternativtext eine textuelle Variante dieser Formel enthalten.

Sie sollten im Alternativtext beispielsweise die ASCII-Mathematikschrift (AMS) oder noch besser die LaTeX-Schreibweise verwenden, um Ihre grafischen Formeldarstellungen zugänglich zu machen.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in der entsprechenden Literatur. Der Alternativtext der oben dargestellten Formel in LaTeX-Schreibweise lautet: 

$ a=b + 2k \cdot \pi $