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Prüfanleitung für barrierefreie PDF-Dokumente

Export aus Word und PowerPoint

Wenn Sie Ihr Dokument in Word oder PowerPoint erstellt haben und die Datei nun als PDF speichern wollen, dann wählen Sie im Dialog "Speichern unter ..." den Button Optionen aus.

Screenshot des Dialogfensters „Als PDF oder XPS veröffentlichen“ der Anwendung Word. Im oberen Bereich findet sich ein klassischer Dialog zum Dateispeicherpfad auswählen. Darunter ist ein Eingabefeld für den Dateinamen. Danach folgt eine Auswahlliste für den „Dateityp“, hier „PDF (*.pdf)“. Am rechten Rand des Dialoges findet sich die Schaltfläche „Optionen…“ und am Unteren rechten Reck die beiden Schaltflächen „Veröffentlichen“ und „Abbrechen“.

Über die Optionen lassen sich erweiterte Einstellungen für den PDF-Export konfigurieren.

Screenshot des Optionen Dialogs für den PDF-Export in Word. Im Bereich „Nicht druckbare Informationen einschließen“ sind die Auswahlschalter für „Textmarken erstellen mithilfe von:“ Optionsschalter „Überschriften“, „Dokumenteneigenschaften“ und „Dokumentenstrukturtags für Barrierefreiheit“ angewählt. Im Bereich „PDF-Optionen“ ist der Eintrag „Text als Bitmap speichern, wenn Schriftarten nicht eingebettet werden können“ abgewählt. Am unteren Rand befinden sich die Schaltflächen „Ok“ und „Abbrechen“.

Aktivieren Sie im Bereich Nicht druckbare Informationen alle Optionen. 

Mit der Option Textmarken erstellen mithilfe von: Überschriften werden alle Überschriften in Lesezeichen konvertiert, sofern Sie wie hier beschrieben mit Formatvorlagen gearbeitet und Überschriften entsprechend verwendet haben.

Die Option Dokumenteigenschaften fügt dem PDF Informationen, wie den Dokumententitel, hinzu. 

Die Option Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit sorgt dafür, dass alle Strukturinformationen auch entsprechend in das PDF übernommen werden. 

Deaktivieren Sie im Fenster Optionen in den PDF-Optionen die Funktion Text als Bitmap speichern […]. Dies würde dazu führen, dass textuelle Inhalte als Bildinformationen abgelegt würden und damit für nicht-visuelle Nutzer nicht mehr lesbar wären.

Weitere Einstellungen sind bei dieser Konvertierungsoption nicht zu überprüfen. Bestätigen Sie das Fenster Optionen mit Ok und speichern Sie das Dokument über Veröffentlichen.

Warum sind Lesezeichen so wichtig?

Lesezeichen sind ein wichtiges Element, um in Dokumenten zu navigieren und sich zu orientieren. Betrachten Sie ein PDF Dokument, welches Lesezeichen enthält, werden diese im linken Bereich dargestellt. Klickt man auf ein Lesezeichen, so springt man im Dokument direkt zum entsprechenden Inhalt. Dies ist gerade bei langen Dokumenten eine große Hilfestellung.

Screenshot der Anwendung Adobe Acrobat Pro. Das PDF dieser Anleitung ist geöffnet und die Titelseite ist zu sehen. Auf der linken Seite des Anwendungsfensters öffnet sich die „Lesezeichen“-Liste. In der die Überschriftenhierarchien als interaktive Baumstruktur abgebildet sind.