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Prüfanleitung für barrierefreie PDF-Dokumente

Alle Informationen und Bestandteile des Word Dokuments müssen den Benutzern so präsentiert werden, dass diese sie wahrnehmen können.

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Website: iBoB Leitfaden zur Barrierefreiheit
Kurs: Checklisten für barrierefreie Dokumente
Buch: Prüfanleitung für barrierefreie PDF-Dokumente
Gedruckt von: Guest user
Datum: Dienstag, 6. Dezember 2022, 09:37

Prüfen einer PDF-Datei auf Barrierefreiheit

Gehen Sie bei der Prüfung eines PDFs wie folgt vor:

  1. Einstellungen beim Export aus Word oder PowerPoint vornehmen
  2. Automatische Prüfung mit PAC 3
  3. Manuelle Prüfung einzelner Anforderungen

Einstellungen beim Export aus Word oder PowerPoint

Falls Sie Ihr Dokument in MS Word oder PowerPoint erstellt haben, sollten Sie beim Export als PDF auf einige wichtige Einstellungen achten, um später nur noch wenig Korrekturaufwand zu haben.

Was Sie beim Speichern beachten müssen, erklären wir Ihnen unter Export aus Word und PowerPoint.

Automatische Prüfung von PDFs

Der PDF Accessibility Checker (PAC 3) ist ein Programm zum Prüfen auf Einhaltung der geforderten Richtlinien des PDF/UA Standards. Die meisten Anforderungen dieser Richtlinien und der Checkliste werden damit automatisch getestet.

Unter Automatische Prüfung mit PAC 3 finden Sie eine Anleitung zur Verwendung des Werkzeugs.

Manuelle Prüfung einiger Anforderungen

Einige Anforderungen kann der PAC 3 allerdings nicht automatisch prüfen. Diese Anforderungen müssen manuell geprüft werden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Manuelle Prüfung.

Korrektur nicht-barrierefreier PDFs

[Inhalt folgt in Kürze]




Export aus Word und PowerPoint

Wenn Sie Ihr Dokument in Word oder PowerPoint erstellt haben und die Datei nun als PDF speichern wollen, dann wählen Sie im Dialog "Speichern unter ..." den Button Optionen aus.

Screenshot des Dialogfensters „Als PDF oder XPS veröffentlichen“ der Anwendung Word. Im oberen Bereich findet sich ein klassischer Dialog zum Dateispeicherpfad auswählen. Darunter ist ein Eingabefeld für den Dateinamen. Danach folgt eine Auswahlliste für den „Dateityp“, hier „PDF (*.pdf)“. Am rechten Rand des Dialoges findet sich die Schaltfläche „Optionen…“ und am Unteren rechten Reck die beiden Schaltflächen „Veröffentlichen“ und „Abbrechen“.

Über die Optionen lassen sich erweiterte Einstellungen für den PDF-Export konfigurieren.

Screenshot des Optionen Dialogs für den PDF-Export in Word. Im Bereich „Nicht druckbare Informationen einschließen“ sind die Auswahlschalter für „Textmarken erstellen mithilfe von:“ Optionsschalter „Überschriften“, „Dokumenteneigenschaften“ und „Dokumentenstrukturtags für Barrierefreiheit“ angewählt. Im Bereich „PDF-Optionen“ ist der Eintrag „Text als Bitmap speichern, wenn Schriftarten nicht eingebettet werden können“ abgewählt. Am unteren Rand befinden sich die Schaltflächen „Ok“ und „Abbrechen“.

Aktivieren Sie im Bereich Nicht druckbare Informationen alle Optionen. 

Mit der Option Textmarken erstellen mithilfe von: Überschriften werden alle Überschriften in Lesezeichen konvertiert, sofern Sie wie hier beschrieben mit Formatvorlagen gearbeitet und Überschriften entsprechend verwendet haben.

Die Option Dokumenteigenschaften fügt dem PDF Informationen, wie den Dokumententitel, hinzu. 

Die Option Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit sorgt dafür, dass alle Strukturinformationen auch entsprechend in das PDF übernommen werden. 

Deaktivieren Sie im Fenster Optionen in den PDF-Optionen die Funktion Text als Bitmap speichern […]. Dies würde dazu führen, dass textuelle Inhalte als Bildinformationen abgelegt würden und damit für nicht-visuelle Nutzer nicht mehr lesbar wären.

Weitere Einstellungen sind bei dieser Konvertierungsoption nicht zu überprüfen. Bestätigen Sie das Fenster Optionen mit Ok und speichern Sie das Dokument über Veröffentlichen.

Warum sind Lesezeichen so wichtig?

Lesezeichen sind ein wichtiges Element, um in Dokumenten zu navigieren und sich zu orientieren. Betrachten Sie ein PDF Dokument, welches Lesezeichen enthält, werden diese im linken Bereich dargestellt. Klickt man auf ein Lesezeichen, so springt man im Dokument direkt zum entsprechenden Inhalt. Dies ist gerade bei langen Dokumenten eine große Hilfestellung.

Screenshot der Anwendung Adobe Acrobat Pro. Das PDF dieser Anleitung ist geöffnet und die Titelseite ist zu sehen. Auf der linken Seite des Anwendungsfensters öffnet sich die „Lesezeichen“-Liste. In der die Überschriftenhierarchien als interaktive Baumstruktur abgebildet sind.

Automatische Prüfung mit PAC 3

Der PDF Accessibility Checker 3 kann über die URL http://www.access-for-all.ch/ch/pdf-werkstatt/pdf-accessibility-checker-pac/download-pac-3.html heruntergeladen werden.

Das Programm ist kostenfrei und muss nicht installiert werden, ist jedoch nur für Windows Betriebssysteme geeignet. Es liefert einen detaillierten Prüfbericht über vorgefundene Probleme im Dokument und bietet die Möglichkeit einer Vorschau, wie das Dokument mit einer assistiven Technologie aussehen würde.

PAC 3 kann selbst keine Probleme automatisch beheben und bietet auch keine Möglichkeiten der Editierung an. Gefundene Probleme müssen nach der Prüfung und anhand des erstellten Prüfberichtes mit einem anderen Programm (z.B. Adobe Acrobat Pro) behoben werden.

Screenshot des Anwendungsfensters von PAC 3. Im oberen Bereich befindet sich ein Button mit der Minaturansicht des hochgeladenen Dokuments. Daneben sind die Eigenschaften Titel, Dateiname, Sprache, Tags, Seiten und Größe aufgelistet. Darunter befindet sich eine Tabelle namens PDF/UA mit den Spalten Prüfpunkt, Bestanden, Warnung und Durchgefallen. Im unteren Bereich befinden sich die Buttons für die Funktionen Detail-Bereicht, PDF-Bericht exportieren, Screenreader-Vorschau, Logische Struktur und Dokumentstatistik. Links sind Logos der Sponsoren aufgelistet (Access1,  axesPDF, BITVconsult, printsatz Druckvorstufe, Zugang für alle, SZBlind)

Anleitung zur Bedienung des PAC 3

PAC 3 – Die Benutzeroberfläche im Überblick

Die zu prüfende PDF-Datei wird mittels Drag und Drop auf die Schaltfläche mit dem entsprechenden Icon gezogen; alternativ kann die Schaltfläche aktiviert werden, um das Dokument der Wahl über das File-System in den PAC hochzuladen. Nach der einen oder anderen Aktion wird das Prüfverfahren sofort in Gang gesetzt. (1)

Screenshot der Oberfläche von PAC 3

Im oberen Teil der User Interface werden Kerndaten zum geprüften PDF-Dokument ausgegeben: Titel des Dokuments, Dateiname, (Haupt-)Sprache des Dokuments, Anzahl Tags, Anzahl Seiten und Dateigrösse. (2)

In der vorerst einzigen Registerkarte PDF/UA (weitere sind für potentielle Weiterentwicklungen des PAC reserviert) wird an erster Stelle das Fazit des abgeschlossenen Prüfungsverfahrens angezeigt. Erfüllen die geprüften Kriterien die Anforderungen von PDF/UA, lautet das Fazit: Die von PAC geprüften PDF/UA-Anforderungen sind erfüllt, im gegenteiligen Fall: Diese Datei ist nicht PDF/UA-konform. (3)

Die Resultate des Prüfverfahrens werden sodann in einer tabellarischen Übersicht mit vier Spalten und elf Zeilen dargestellt. In der ersten Spalte («Prüfpunkte») sind die elf Prüfpunkte benannt, die jeweils das Resultat für mehrere einzelne Prüfkriterien zusammengefasst darstellt. Die zweite Spalte dokumentiert die Anzahl der geprüften und validierten Vorkommen eines bestimmten Prüfpunktes («Bestanden») und die dritte Spalte gibt die Anzahl von Warnungen aus; in diesen Fällen ist eine nähere Analyse angezeigt. («Warnung»). Die vierte Spalte schliesslich nennt die Anzahl jener Fälle, die gegen den PDF/UA-Standard verstossen («Durchgefallen»). (4)

Unter der Übersichtstabelle finden sich sechs Schaltflächen, von denen fünf belegt sind und eine weitere für potentielle Weiterentwicklungen des PAC reserviert bleibt. Die belegten Schaltflächen sind die folgenden:

  • PDF-Bericht exportieren: Die oben beschriebene Übersichtstabelle wird als eine barrierefreie PDF-Datei exportiert. (5)
  • Der Detail-Bericht differenziert die in der Übersichtstabelle dokumentierten Befunde bis ins Detail aus und erlaubt eine schnelle Lokalisierung der nicht validierten Vorkommen bestimmter Elemente in der PDF-Datei. (6)
  • Die Screenreader-Vorschau erlaubt es, die Qualität der dem PDF-Dokument als „Tag“ mitgegebenen semantischen Information (zum Beispiel: X ist eine Kapitelüberschrift erster Ordnung, X ist ein Unterkapitel, X ist ein Abschnitt, X ist eine Auflistung, X ist eine Fussnote etc.) und die sequentielle Logik der im Dokument festgelegten Leseabfolge visuell schnell zu überprüfen. (7)
  • Die Logische Struktur zeigt den kompletten Strukturbaum. Mit Hilfe kombinierter Ansichten lassen sich die Tag-Eigenschaften prüfen. Man kann sich korrespondierende Elemente zu einem Tag im Dokument anzeigen lassen oder die Rollenzuweisungen kontrollieren. (8)
  • Die Dokumentstatistik gibt eine Übersicht über die verwendeten Strukturelemente und gibt für jedes die Anzahl des Vorkommens im Dokument. (9)

Wird bei der Prüfung 

  • entweder über der Tabelle angezeigt, dass die PDF-Datei PDF/UA-konform ist,
  • oder werden in der letzten Spalte der Tabelle keine Fehler angezeigt,
ist das PDF barrierefrei, was die automatisch prüfbaren Anforderungen betrifft.

Für einige Anforderungen müssen Sie allerdings eine manuelle Prüfung durchführen. Können Sie auch dort keine Mängel feststellen, ist das Dokument barrierefrei.

Dieser Bereich wird noch überarbeitet.